Laaja digiryhmämme kokoontui viime viikolla kokoamaan ajatuksiaan lomakauden jälkeen. Tämä kokoonpano on vapaaehtoisverkosto, johon on ilmoittautunut varsin moniammatillinen porukka. Ryhmä on se ydinjoukko, joka vaikuttaa omissa työyksiköissään, kehittää, oivalluttaa muita ja aikanaan osallistuu toteutukseen.
Kävimme läpi toukokuisen digi-illan tunnelmia sekä valtiovarainministeriön digikuntakokeilun sisältöä ja odotuksia. Kokeilusta myöhemmin lisää tässä blogissa. Ylöjärvi voisi olla mukana kokeilijan roolissa itse palvelujen osalta ja vaikuttajan roolissa digitalisaatiotyön käynnistämisen osalta pienemmille kunnille.
Kertasimme käynnissä olevien hankkeiden tilaa:
- viestintäkanavia täydentävä chat-neuvonta koekäyttöön parissa yksikössä elokuussa
- ulkoliikuntapaikkojen ajantasatieto verkkoon, konseptointi käynnissä
- terveydenhuollon ajanvaraukset verkkoon, pääosin käytössä
- sähköinen rakennuslupaprosessi, etenee syksyn aikana
- 3D-tulostin kirjastoon, hankittu ja syyskuussa kuntalaisten käytössä
- verkko-osallistumiskokeilut, kaksi tehty ja tehdään syksyllä 1 tai 2 lisää
- varhaiskasvatuksen viestinnän integraatio, etenee ja otetaan käyttöön keväällä
Syksyllä työstetään näitä eteenpäin ja valitaan seuraavan aallon uudet avaukset. Alkuvaiheen hankkeet ovat pienehköjä ja konkreettisia tarkoituksellisesti, sillä näillä päästään alkuun ja luodaan tekemisen kautta uutta toimintakulttuuria. Kunnianhimoisempia kokonaisuuksia ja eri palveluiden integraatiota yhdeksi käyttökokemukseksi pohditaan samalla seuraavia vaiheita varten.
Pari uutta ideaa kokouksessa heitettiin esille ajantasaisen ulkoliikuntapaikkatiedon innoittamana: Riistakamerakuvaa matonpesupaikalta verkkoon, jotta ruuhkatilanne voidaan katsoa kotisohvalta ilman mattojen roudaamista paikalle. Tämä vaatinee kameravalvonnasta ilmoittavia kylttejä maastoon. Samaa tavoitetaan ilmoittamalla aika ajoin ruuhkautuvan uimahallin käyttöaste verkossa, numerothan saadaan suoraan lipunmyynnistä ja kulunvalvonnasta.
Näillä eteenpäin.
keskiviikko 17. elokuuta 2016
tiistai 2. elokuuta 2016
Tilojen käytön digitalisaatio
Kunnat omistavat paljon tiloja. Meidän oloissamme tilat ovat erittäin kalliita rakentaa ja ylläpitää, ne saattavat sijaita aivan väärässä paikassa ja niistä ei useinkaan pääse puskutraktoria joustavammin eroon. Pienehkössä kunnassa uusi päiväkoti maksaa kolme miljoonaa, koulu kymmenen ja uimahalli kaksikymmentä. Ikäännyttyään nämä valitettavan usein ovat homeisia tai muuten epäilyttäviä käyttäjilleen. Melko hankala omaisuuden muoto, vai kuinka?
Lisäksi kunnissa tilojen käyttöaste on alhainen. Esimerkiksi tilojen pääämassa, koulut ja päiväkodit ovat käytössä kolmasosan vuorokaudesta, samoin perinteiset toimistotilat. Joku taho tietysti aina hallinnoi tilaa ja vastaa sen käytöstä, usein turhankin mustasukkaisesti. Minun tilani - täällä ei ihan mitä tahansa järjestellä! Paitsi että ei se ole sinun, vaan veronmaksajien. Kunnallishallinto kuitenkin on perinteisesti ollut kovin kiintynyt seiniin, usein jopa niiden sisälllä tapahtuvan toiminnan kustannuksella. Palveluverkon optimointi joustavaksi, sekä nykyistä että ennakoitua käyttöä vastaavaksi on oma tarinansa. Samoin on perinteisten työtilojen vähennysmahdollisuus työn luonteen muuttumisen, uuden tekniikan, yhteyksien ja etätyömahdollisuuksien kautta. Tiedätte kyllä.
Vaikka tarpeet muuttuvat, tulee tiloja kunnissa jatkossakin olemaan, joko omia tai vuokrattuja. Merkittävä osa palveluista perustuu nimenomaan tilassa tapahtuvaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Kun tila kerran on olemassa ja vähintaan sen vuokra- tai pääomakustannukset ovat ympärivuorokautisia, tulisi sitä pitäisi pystyä hyödyntämään aktiviisemmin palveluydintoiminnan ohessa epäsuorien, positiivisten vaikutusten saamiseksi.
Vaikkapa näin: Kunta määrittää ja varustaa tietyt tilat varattaviksi. Varaaminen tapahtuu kunnan verkkokaupasta käyttäjän tunnistuksen ja maksamisen kautta. Tunnistus on tärkeää, varaaja sitoutuu vastaamaan tilasta käytön aikana. Vapaat tilat varustuksineen ja mahdollisuuksineen ovat jatkuvasti verkossa näkyvissä. Kulunvalvonta hoidetaan sähköisesti, varaaja saa ovikoodin tai vastaavan.
Kunnilta saa toki nytkin tiloja käyttöönsä. Liikuntatiloja lukuun ottamatta informaatiota on usein heikosti tarjolla, byrokratia ja vastuukysymykset, sekä ovien avaamisen ja sulkemisen järjestäminen kiinteistönhoitajan toimesta voivat olla hallintosiiloille ylitsepääsemättömiä esteitä. Hinnoittelusta saattaa puuttua pelisäännöt ja mekaniikat maksun suorittamiseksi. Näistä kaikista haitoista toki selvitään mutta kunnan vajaakäyttöisiä tiloja nykymallit eivät välttämättä houkuttele käyttämään. Asiakaskokemus saattaa jäädä hieman virastomaiseksi. Avauksia oikeaan suuntaan on jo tehty, kuten virtuaalinen Sipoo-talo.
Uusia käyttäjiä jo vakiintuneen, nykykäytännöillä pyörivän toiminnan lisäksi voisivat olla yksityisten kuntalaisten, yhdistysten ja harrasteporukoiden lisäksi myös yritykset pop-up -tyyppisessä toiminnassa. Loppujen lopuksi tilojen laajemmassa hyödyntämisessä ja kynnyksen madaltamisessa on kyse on yhteiseisöllisyydestä, mahdollistamisesta ja elinvoimasta. Kunnan uudesta roolista siis. Digitalisaation avulla. Taas.
Lisäksi kunnissa tilojen käyttöaste on alhainen. Esimerkiksi tilojen pääämassa, koulut ja päiväkodit ovat käytössä kolmasosan vuorokaudesta, samoin perinteiset toimistotilat. Joku taho tietysti aina hallinnoi tilaa ja vastaa sen käytöstä, usein turhankin mustasukkaisesti. Minun tilani - täällä ei ihan mitä tahansa järjestellä! Paitsi että ei se ole sinun, vaan veronmaksajien. Kunnallishallinto kuitenkin on perinteisesti ollut kovin kiintynyt seiniin, usein jopa niiden sisälllä tapahtuvan toiminnan kustannuksella. Palveluverkon optimointi joustavaksi, sekä nykyistä että ennakoitua käyttöä vastaavaksi on oma tarinansa. Samoin on perinteisten työtilojen vähennysmahdollisuus työn luonteen muuttumisen, uuden tekniikan, yhteyksien ja etätyömahdollisuuksien kautta. Tiedätte kyllä.
Vaikka tarpeet muuttuvat, tulee tiloja kunnissa jatkossakin olemaan, joko omia tai vuokrattuja. Merkittävä osa palveluista perustuu nimenomaan tilassa tapahtuvaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Kun tila kerran on olemassa ja vähintaan sen vuokra- tai pääomakustannukset ovat ympärivuorokautisia, tulisi sitä pitäisi pystyä hyödyntämään aktiviisemmin palveluydintoiminnan ohessa epäsuorien, positiivisten vaikutusten saamiseksi.
Vaikkapa näin: Kunta määrittää ja varustaa tietyt tilat varattaviksi. Varaaminen tapahtuu kunnan verkkokaupasta käyttäjän tunnistuksen ja maksamisen kautta. Tunnistus on tärkeää, varaaja sitoutuu vastaamaan tilasta käytön aikana. Vapaat tilat varustuksineen ja mahdollisuuksineen ovat jatkuvasti verkossa näkyvissä. Kulunvalvonta hoidetaan sähköisesti, varaaja saa ovikoodin tai vastaavan.
Kunnilta saa toki nytkin tiloja käyttöönsä. Liikuntatiloja lukuun ottamatta informaatiota on usein heikosti tarjolla, byrokratia ja vastuukysymykset, sekä ovien avaamisen ja sulkemisen järjestäminen kiinteistönhoitajan toimesta voivat olla hallintosiiloille ylitsepääsemättömiä esteitä. Hinnoittelusta saattaa puuttua pelisäännöt ja mekaniikat maksun suorittamiseksi. Näistä kaikista haitoista toki selvitään mutta kunnan vajaakäyttöisiä tiloja nykymallit eivät välttämättä houkuttele käyttämään. Asiakaskokemus saattaa jäädä hieman virastomaiseksi. Avauksia oikeaan suuntaan on jo tehty, kuten virtuaalinen Sipoo-talo.
Uusia käyttäjiä jo vakiintuneen, nykykäytännöillä pyörivän toiminnan lisäksi voisivat olla yksityisten kuntalaisten, yhdistysten ja harrasteporukoiden lisäksi myös yritykset pop-up -tyyppisessä toiminnassa. Loppujen lopuksi tilojen laajemmassa hyödyntämisessä ja kynnyksen madaltamisessa on kyse on yhteiseisöllisyydestä, mahdollistamisesta ja elinvoimasta. Kunnan uudesta roolista siis. Digitalisaation avulla. Taas.
Tilaa:
Blogitekstit (Atom)