Paikallisten ammattilaisten osallistaminen

Yksi viime viikon digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnoistani oli lause "Kuntalaiset eivät välttämättä osaa kertoa  kysyttyyn ongelmaan ratkaisua, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa." Ratkaisujen rakentaminen on enemmän organisaation heiniä. Asiakaskuntalaisia tulee nimenomaan osallistaa asiakkaisen tarpeiden kartoitukseen: Mitä haluatte ja tarvitsette ja millä tavalla? Asiakaskokemus on mielestänne onnistunut kun se...?

Asiakasasukkaiden lisäksi Ylöjärvellä asuu ict- ja muiden digiylöjärvitoiminnan kannalta kiinnostavien alojen ammattilaisia suhteellisen paljon. Tämä johtuu kaupungin luontaisen vetovoiman lisäksi naapurikunta Tampereen läheisyydestä, jonne alan suhdannevaihteulusta huolimatta on keskittynyt merkittävästi alan liiketoimintaa ja osaamista.

Tänä syksynä olisi suunnitelmissa koota vapaaehtoiset ylöjärveläiset alan ammattilaiset kahvi- ja kampaviineripalkalla ideoimaan hankkeita ja ratkaisuja sekä yleisesti sparraamaan virkamiehistöä. Alkuun ilman suurempia suunnitelmia ja tavoitteita, ne luultavasti muovautuvat keskustelun kautta. Ainoana pelisääntönä voisi olla että omaa firmaa ei saa ainakaan liikaa nostaa esille?

Toinen ajatuksen asteella oleva hanke on matalan kynnyksen idea- tai ratkaisukilpailu paikallisille yrityksille ja muille kokoonpanoille, mallia voidaan ottaa Espoon kaupungin vastaavasta kilpailusta.

Vapaaehtoistoiminta täydentänee modernilla tavalla osallistumisten mahdollisuuksia kuntavaalien, asukastiltojen ja muutoksenhakumenettelyn ulkopuolella. Yhdistystoiminta ja vastaavat vakiintuneet kanavat eivät sovi kaikille. Haluaisivatko ihmiset tarjota  ammattiosaamistaan ja kokemustaan paikallisyhteisön hyväksi yksittäisissä projekteissa ja hankkeissa?

Kokeillaan.

Digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnat

Viime perjantaina järjestettiin valtiovarainministeriön digikuntakokeilun avausseminaari. Koostin muutamia sekalaisia huomioita ja tiivistyksiä päivän keskusteluista:

"Hallitusohjelman tavoite digitalisaatiosta ja kokeiluista ei ole poliittinen vaan vahvasti toiminnallinen."

"Palveluiden sähköistämistrendi on ollut ongelma - homma ulkoistettiin tietohallinnolle ja unohdettiin varsinainen palvelurajapinta, jossa olisivat asiakkaat, ihmiset ja palveluosaaminen."

"Innostus ei vaadi suunnitelmaa - ilman innostusta ei tapahdu mitään, innostusta tulee tukea ja varjella."

"Ennen suunniteltiin suunnittelun vuoksi, nyt vaarana että osallistetaan osallistamisen vuoksi." 

"Olemassa olevien välineiden ja järjestelmien hyötykäyttö ensiksi - maksamme 100 % mutta montako kymmentä prosenttia potentiaalista on käytössä?"

"Kuntalaiselta ei välttämättä pidä pyytää ratkaisuja, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa."

"Vähemmän laatikkoleikkejä ja rakenteita, enemmän poikkihallinnollisuutta, toiminnallisuutta ja uskallusta uudistaa asemaperusteista  johtajuutta."

"Rahan lisäksi pakko on hyvä konsultti - Tanskassa on velvollisuus käyttää julkisia palveluja sähköisesti."

"Jumittaminen lakisääteisiin tehtäviin - osataan kertoa ne, mutta ei osata ajatella tehtävästä seuraava palvelua."

"Verkostot ovat vaikeita - yleensä parhaiten saadaan aikaan kun yksi toimii ja muut kopioivat."

"Säästöt tulevat digitalisaation mahdollistamasta toiminnasta, ei tempuista ja jipoista."

Jokainen näistä poiminnoista olisi syvemmän tarkastelun arvoinen, eipähän lopu tänä syksynä kuntadigibloggaajalta aiheet. Seminaaripäivä oli laadukas ja hyödyllinen ja kuntaministeri Vehviläinen antoi vahvan tuen avauspuheenvuorossaan toiminnan etenemiselle. Odotan innolla konkreettiseen työhön ryhtymistä, Ylöjärvi on mukana sekä kokeilijana että sparraajana toisille kunnille. Uskon että verkostomainen toimintatapamme ja hieman epäortodoksinen käynnistysvaiheemme kiinnostavat pieniä, kevyillä resursseilla toimivia kuntia.

Ensimmäinen Demola -sessio

Ensimmäinen Demola -sessio opiskelijatiimin kanssa on takana. Seitsemän opiskelijaa kuudesta maasta ja kolmelta mantereelta, kolme eri korkeakoulua ja seitsemän eri pääainetta. Kuvasimme tilanteen, tutustuimme toisiimme ja teimme hieman rajauksia ja määrittelyjä.

Suurimmalla osalla osallistujista ei tietenkään ole mitään pohjatietoa suomalaisesta kunnallishallinnosta ja tämä on pelkästään hyvä asia. Ulkopuoliset silmät voivat nähdä tarkemmin ja asiaa voidaan tutkia ilman ennakkoluuloja. Many different hiqh quality municipal services, daycare, healthcare, infrastructure. Autonomy, cornerstone of nordic welfare state and high tax rate ja niin poispäin. Wikipedia kertoo loput ja sote- ja maakuntauudistus merkitsee että big changes in near future.

Toimeksiantohan oli kuntalaisen palvelu-, tieto- ja osallistumistarpeita palvelevan mobiiliratkatkaisun konseptointi. Lopputuloksena ei ole valmis tuote, vaan konsepti jatkojalostusta ja tilaajaorganisaation ajattelun kehittämistä varten, jotta olemme tiedollisesti valmiimpia kun varsinaisen toteutuksen aika on kypsä.  Ongelmaksi voi muodostua rajaus. Aihe kun on loputon, kaikkia palveluja ei tietenkään konseptoida vaan edetään esimerkkien tai kategorioiden kautta. Annoimme kuitenkin ohjeen asettua itse aktiivisen ja osallistumishaluisen, palveluja käyttävän kuntalaisen asemaan. Juuri sen tyypin, joka ei halua nousta sohvalta marraskuiseen räntäsateeseen (kyllä, kuukausi sitten maahan saapuneet opiskelijat on jo peloteltu valmiiksi) jonottamaan palvelutiskille. Hänelle pitää tarjota Total Municipal Mobile Experience. Tai jotain sinnepäin. Varsinaisen lopputuloksen muoto jää opiskelijoille harkittavaksi, se voi olla mock-up ilman toiminnallisuutta, video tai muu esitys.

Ensimmäisen tapaamisen pohjalta uskon vakaasti, että tästä tulee jotain kiinnostavaa. Oma arvonsa on sillä, että kunta julkisena toimijana tekee oman osansa ja tarjoaa kiinnostavia työelämää sivuavia projekteja opiskelijoille. Enkä voi välttyä siltä henkilökohtaisemmalta ajatukselta, että olen myös itse antamassa jotain takaisin omalle vanhalle oppilaitokselleni.

Ai niin, juuri tuli kyselyä jostain kansainvälisemmästä Smart City Accelerator -kuviosta, johon tämä projektimme istuisi hyvin mukaan. Tämä voi mennä vielä mielenkiintoisemmaksi.

Mitä ihmettä 3D-tulostimella voi tehdä ja miten se liittyy digitalisaatioon?

Täällä blogissa on viimeksi kerrottu kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projektista ja seutustrategiasta. Tänään hieman kevyempää.

Pääkirjasto Leijan digitointihuoneessa on nyt 3D-tulostin Prenta Duo ja asiakkaat voivat varata aikoja tulostamiseen. Muutamia varauksia jo on, mutta lisää mahtuu. Kirjastonhoitajamme Jussi Lehtinen opastaa tulostamisessa. Yhden tulosteen hinta on vaivaiset 40 senttiä. (Ks. tarkemmin kirjaston sivuilta: http://www.ylojarvi.fi/kirjasto/paakirjasto-leija/3d-tulostus/ )

3D-tulostin on hankittu #DigiYlöjärvi -hankkeen leveiden siipien alla. Tässä kysymys ei ole niinkään digitalisaatiosta, vaan kokeilukulttuurista. Ja tämä on kokeilu sekä kirjastolle että asiakkaillemme. Tiedämme, että tulosteiden mallinnuksessa on vain mielikuvitus rajana ja että kätevä henkilö voi suunnitella ja tulostaa varaosan tai jonkin muun pienen hyötyesineen. Verkosta löytyy myös valtava määrä valmiita malleja. Mutta mitä hyötyä 3D-tulostimesta lopulta on? Se selviää vain kokeilemalla. Tähän mennessä hauskin vastaus saatiin tulostimen myyjältä: ”Ainakin sillä voi tulostaa 3D-tulostimen osia”.

Yleinen kirjasto voi olla tulevaisuudessa entistä enemmän oppimisen keskus. Nyt sieltä saa aineistoa elinikäisen oppisen tueksi sekä tilaa ja rauhaa opiskeluun tai työntekoon. Jatkossa ehkä kokeillaan ja opitaan tekemällä enemmän itse.

Ps. Pakko kertoa tässä myös mainio pikku yksityiskohta, joka huvittaa erityisesti kaljuuntunutta virkahenkilöä. 3D-tulostimen suutin levittää sulatettua muovinauhaa lasilevyn päälle. Lasilevy on itsessään niin liukas, että tuloste ei pysy paikoillaan ilman kitkaa lisäävää ainetta. Tähän tarkoitukseen parhaaksi on osoittautunut L'Oréal-hiuskiinne.

Kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projekti starttaa Demolassa

Nyt alkaa Demola-projektimme.

Viime viikolla oli Partner Kickoff ja ensi viikolla Initial Meeting, jossa on mukana myös projektin varsinaiset tekijät eli opiskelijatiimi. Tiimissä on seitsemän opiskelijaa kolmesta paikallisesta korkeakoulusta, pääaineina human-technology interaction, international sales and sourcing, administrative science, economics, public law, international business ja information science. Aineyhdistelmä ei jätä juuri toivomisen varaa, kaikki oleellinen on mukana. Lisäksi enemmistö on kansainvälisiä opiskelijoita, eli nyt saamme varmasti laatikon ulkopuolista näkökulmaa suomalaiseen paikallishallintoon. Demolasta lisää tietoa osoitteessa demola.tampere.net .

Homman nimi on kuntalaisen mobiilikäyttöliittymän ja sen toiminnallisuuden konseptointi. Pohja-ajatus on, että kuntalainen haluaa kuntaorganisaatiolta tietoa, palveluja ja osallistumisen mahdollisuuksia. Tulevaisuuden kunta on yhteisö- ja mahdollisuusalusta, jolloin neljäs pääelementti voisi olla yhteisöllisyys. Digiylöjärvi -retkue on harrastanut tästä hieman syvemmälle menevää pohdintaa, mutta emme avaa sitä enempää opiskelijoille. Tehkööt meitä parempaa jälkeä.

Tavoitteena ei tietenkään ole valmis sovellus, vaan nimenomaan sellaisen konseptointi, joko paperimalli, havainnollistava video tai jopa yksinkertainen mockup ilman toiminnallisuutta. Konseptin tarkoitus on lisätä näkemystä, ymmärrystä ja valmiutta kulkea etujoukossa, kun kuntapalvelutkin aikanaan alkavat todenteolla muuttumaan digitaalisiksi ja siirtyvät ensisijaisesti mobiililaitteisiin. Kaupallista, kokonaisvaltaista ratkaisua ei markkinoilta valmiina löydy, vaikka tarjolla on hyvin kiinnostavia osaratkaisuja. Kuntalaisen totaalis-mobiilissa asukaskokemuksessa haetaan nimenomaan joustavaa kokonaisuutta, loppujen lopuksi kyse on laadukkaasta käyttöliittymästä, jonka muodostaman konepellin alla on toisiinsa integroituja, helposti muutettavia osajärjestelmiä ja sovelluksia. Tällä kaikella on kytky ulkopuolisiin toimijoihin, sosiaaliseen mediaan ja organisaation back office -järjestelmiin.

Tämän projektin mukana kunnalisvirkamies poistuu mukavuusalueeltaan kohti tuntematonta, mukanaan lähinnä avara katse ja utelias asenne. Toivottakaa onnea.

Syksyn tulevat digilinjaukset Tampereen kaupunkiseudulla

Tänä syksynä ja tulevana talvena tullaan digitalisaatiotyön seuraavia askeleita linjaamaan poikkeuksellisen isolla pensselillä koko kaupunkiseudulla ja kaikilla neljällä toiminnan tasolla. Aloitetaan ylhäältä:

1. Tampereen kaupunkiseutu laatii parhaillaan seutustrategiaa, jossa määritetään yhteinen visio kaupunkiseudun kehittämiselle. Pääteemat luonnoksissa ovat yhdyskuntarakenne, kilpailukyky ja palvelut. Yhtenä läpileikkaavana periaatteena on digitalisaation hyödyntäminen. Ei omana tavoitteenaan, vaan nimenomaan kaikkeen vaikuttavana tekijänä. Hyvältä näyttää tässä vaiheessa valmistelua, päätöksenteko talvella.

2. Kaupunkiseutu tekee tiivistä ict-yhteistyötä isäntäkuntapohjalta. Ict-johtoryhmä on käynnistänyt seudun ict-strategian laatimisen. Vuosien konkreettisen työn tuloksena perusinfra ja tietoliikenneyhteydet on järjestetty yhteisillä sopimuksia koko seudulle ja toiminta on kypsässä vaiheessa. Strategiatyön kautta linjataan seuraavia askeleita yhteistyön syventämiselle ja luonteva maali ovat palvelut ja yhteiset järjestelmät. 

Voidaan todeta, että ylätason periaatteellisempia linjoja asetellaan oikeisiin suuntiin. Entäpä käytännön koordinaatiotyö?

3. Kehyskunnat tekevät keskenään epävirallisempaa yhteistyötä kevyin yhteisin resurssein. Tämä työ on painottunut viimeisen vuoden aikana entistä enemmän palvelujen suuntaan, pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu". Tiiviimpi palveluyhteistyö vaatii pelisäännöt ja välineet joilla varmistetaan se, että emme tekisi päällekkäistä työtä ja hyötyisimme täysipainoisesti toistemme kokemuksista. Parhaimmillaan saavuttaisimme riittäviä volyymejä suurempienkin kehitysaskeleiden ottamiselle. Kevyet kokeilut eivät kelpaa tuloksiksi. Pelisääntöjä laaditaan tänä syksynä, käytännössä pelisääntöjen pitäisi olla kehikko digivision toteutukselle. 

4. Ja sitten tietysti tämä kuntakohtainen digiylöjärvi -sateenvarjohanke. Huomiohakuisen ja muutenkin ekstrovertin käynnistysvaiheen jälkeen siirretään painoa koko ajan enemmän kokeilu- ja toteutushankkeille. Tähän saakkaa olemme toimineet tarkoituksellisen kevyellä suunnittelulla, mutta se ei riitä jatkossa. Askelmerkkejä tarvitaan enemmän,  pitää kuitenkin varoa ettemme itse luo jäykkyyksiä ja etenemistä hiekoittavaa ylihallinnointia.

Minulla on ilo ja kunnia osallistua jokaisen neljän tason toimintaan joko työryhmän jäsenenä tai vetovastuisena toimijana. Näköala seudun kuntien digitalisaatio- ja palvelukehitykseen ei juuri parempi voisi olla.

Chat-neuvonta tuotannossa!

Ensimmäinen Digiylöjärvi -sateenvarjon alla nollatilasta lähtenyt uusi palvelumuoto on otettu käyttöön. Kyse on chat-neuvonnasta, joka toimii tällä hetkellä Ylöjärven kaupungin varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja vapaa-aikapalvelujen hallintoyksiköissä, eli juuri siellä minne kuntalaisten yhteydenotot kohdistuvat. 

Teknisesti kaikki toimii hienosti ja käyttäjätkin ovat palvelun jo löytäneet. Lisäominaisuutena asiakaspalvelelija voi asiakkaan luvalla ottaa ruudun haltuunsa ja opastaa eteenpäin verkkosivustolla tai -palvelussa. Tärkein tavoite palvelulle on kuitenkin laajentaa viestintäpalettiamme ja samalla vähentää hankalampia sähköposti- ja soittopyyntökotakteja. Chat on juuri sopivan nopea ja suoraviivainen ja hoitaa tilanteen kerralla kuntoon. Syksyn aikana pohditaan palvelun laajentamista muihin toimintoihin.

Kyllä, vanhaan teknologiaan pohjautuva chat-neuvonta ei ole erityisen kunnianhimoinen palvelulisäys, eikä se mullista yhtään mitään. Kyllä kunnan kanssa voi viestiä edelleen perinteisinkin keinoin. Arvo tässä vaiheessa siinä, että tässä toteutui monta tärkeää periaatettamme:

1. Käyttöönotto toteutettiin organisaation sisällä erittäin ketterästi ja nopeasti minimihallinnoinnilla, kokousviinereitä ei syöty yhtäkään. Toteutusvastuu yhdelle, kevään aikana rakennellusta talon sisäisestä digiverkostosta oikeat henkilöt kasalle ja eteenpäin. Hankkeen pieni koko tietysti mahdollisti näin ketterän etenemisen.  

2. Kyseessä  on kokeilu. Syksylllä seurataan tilannetta ja tutkitaan laajentamista tai määräaikaisen sopimuksen lopettamista. Lopputulos voi ja saa olla myös se, että homma ei tuota lisäarvoa ja se lopetetaan. Kokeileminen on yksi oleellinen Digiylöjärvi -toiminnan periaate. 

3. Edelläkävijyys, jos sille arvoa halutaan antaa. Yritysten asiakaspalvelusivustoilla chat-ikkuna on arkipäivää, mutta kunnissa ei näitä vielä liiemmälti ole. 

4. Palvelu on suunnattu asiakkaalle ja asukkaalle. Meillä on kerättynä paljon tämän kokoluokan pieniä kehitysideoita, jotka pureutuisivat sisäisiin prosesseihimme. Näitä on löytynyt paljon helpommin - mistä se kertoo?

Mutta ensimmäinen on tietysti ensimmäinen. 

Liikuntapalveluiden yhteisöllistäminen

Liikuntapalvelut kokonaisuudessaan ovat yksi näkyvimmistä kunnallisista palveluista. Kunnan urheilukentät ovat suomalaisessa maisemassa itsestäänselvyys. Kaupallinen hiekkakenttä tai muu lähiliikuntapaikka? Kunta tarjoaa tilojen lisäksi myös varsinaisia liikuntapalveluja, tarjoaa ohjausta ja pitää yllä ryhmiä. Kunta yleensä tukee myös paikallisten urheiluseurojen toimintaa ja ostaa niiltä palveluja. Liikunnalla on myös erittäin tärkeä hyvinvointi- ja kansanterveysrooli.

Visionäärit kertovat, että tulevaisuuden kunta on osallistava ja mahdollistava verkostotoimija ja paikallisen elinvoiman alusta. Nykyisen hallinto-organisaatio- ja palvelulähtöisen kunnan toiminnoista juuri liikuntapalvelut toimivat juuri tällä logiikalla jo tänään. Voidaanko digitalisaation avulla liikuntapalveluita viedä vielä pidemmälle kohti mahdollistavaa ja verkostomaista toimintaa?

Luonnostellaanpa liikunta-applikaatio mobiiliin. Oikea paikka applikaatiolle on tietysti olla osa kuntalaisen mobiilikäyttöliittymää, mutta näin pitkällä emme ole vielä. Irrallisenkin liikuntapalvelusovelluksen pitäisi pystyä ainakin seuraavaan:

- palveluiden ja tilojen kuvaukset ja tiedot
- liikuntapaikkojen ajantasainen hoito- ja ruuhkatilanne - koska koulun kenttä on viimeksi jäädytetty?
- liikuntatilojen varausjärjestelmä ja maksaminen
- kaupallisten liikuntatoimijoiden ja seurojen tarjonnan ja muun sisällön kytkeminen mukaan
- ryhmien ja porukoiden muodostaminen käyttäjistä - linkit sosiaaliseen mediaan
- viestintä- ja  osallistumiskanava kunnan liikuntaorganisaatioon toiminnan jatkuvan kehittämisen tueksi.

Teknisesti kyse on loppujen lopuksi osajärjestelmien integraatiosta ja jo arkisesta eknologiasta. Kaupalliset toimijatkin  ovat jo liikkeellä. Eräs kiinnostava ratkaisu markkinoi itseään liikuntapalvelujen Tinderinä. Saammeko puhelimeemme kohta ilmoituksia että

Vapaaotteluseuraa tiistaille, myös lukkopaini käy, mielellään pienikokoisemmat vastustajat (mies 195/110) ?