maanantai 28. marraskuuta 2016

Kuntaorganisaation seuraava tuottavuusloikka

Kunnissa talous kiinnostaa aina. Taantuma on pitkittynyt ja kasvava velka, säästötalkoot ja talouden tasapainottamisohjelmat ovat arkipäivää suunnilleen jokaisessa kunnassa. Digitalisaatiosta odotetaan nopeaa helpotusta, hieman ehkä vanhentunein perustein. Sähköinen toimisto vähentää toki postitus- ja paperikuluja,  mutta niin se olisi jo tehnyt 90-luvulla. Nyt on kyse jostain isommasta ja monimutkaisemmasta.

Nykyistä, hyvin tuntemaamme hallintolähtöistä, hierarkista kuntaorganisaatiota on tehostettu jotakuinkin 90-luvun lamasta lähtien. Perusongelma on kuitenkin leikkauslistoista, prosessien hiomisesta, eläköitymisen hyödyntämisestä ja jopa osittaisesta paperista luopumisesta pysynyt samana. Keskimääräinen kunta ei ole korulauseista ja strategiakirjauksista huolimatta asiakaslähtöinen organisaatio.

Nyt kunnat tuottavat palveluja tavoilla, joihin organisaatio on tottunut. Lainsäädännön puitteissa pitäisi tuottaa ja järjestää palveluita, joita käyttäjät haluavat ja tarvitsevat. Koska toiminta ei ole erityisen avointa eikä asiakastietoa varsinaisesti kerätä ja analysoida jatkuvana prosessina, ei haluista ja tarpeista ole tarkkaa kuvaa. Tästä seuraa aika ajoin ja palvelusta riippuen kohtaamattomuus, ruuhkautuminen ja ylikapasiteetti. Tilojen osalta ylikapasiteetin ongelmat kärjistyvät tulevaisuudessa myös etäpalveluiden kautta, tiilielementtinen palveluverkko joustaa heikommin kuin valokuidusta rakennettu.

Toisin sanoen, kunta toimii pahimmillaan tuottajan eli itsensä mukavuusalueella, ei asiakkaan ja kuntalaisen. Kysynnän ja tarjonnan kohtamattomuus maksaa aina, joko suoraan tai epäsuorasti viiveellä. Digitalisaatiokehitys tarjoaa monia välineitä kohtaamisen parantamiseksi, asiakkuudenhallinnasta ja etä- ja itsepalveluista ja osallistumismahdollisuuksista lähtien.

Perinteisen hallintolähtöisen kuntaorganisaation perinteisen tehostamisen rajahyöty vähenee talousarviokierros talousarviokierrokselta, helpot tehostustoimet on vastuullisissakin kunnissa tehty jo aikoja sitten ja jokainen uusi kierros on tuottaa edellistä vähemmän. Seuraavat merkittävät tuottavuusloikat otetaan digitalisaation kautta.  Loikka edellyttää investointeja osaamiseen ja muutokseen. Taloudelliset säästöt tulevat aikanaan, asiakaslähtöisen ja hiotun toiminnan kautta. Itsestään tämä ei tule kuitenkaan tapahtumaan.

torstai 24. marraskuuta 2016

Tiedon lisääntyminen ja kokonaiskuva

Kolmen tamperelaisen korkeakoulun projektilaboratorio Demola konseptoi kahdeksan opiskelijan toimesta Ylöjärven kaupungille asukkaan mobiilia kuntalaiskokemusta. Työ etenee tänään nähdyn esityksen perusteella erinomaisesti, palaamme aiheeseen myöhemmin.

Esitys sisälsi asiakasrajapintademon (mitä tällä kuntalainen voisi tehdä?) lisäksi luonnostelua seurantanäkymästä, joka näyttää tiedon asiakssovelluksen käyttämisestä. Tämä herätti ajatuksia kasvavan tiedon määrän ja laadun hyödyntämisestä kuntaorganisaatioissa. Jos ja kun kuntalaisen mobiili käyttöliittymä lyö aikanaan itsensä läpi ensisijaisena asiointikanavana, tulee kunta saamaan valtavasti reaaliaikaista ja paikkatietosidoinnasta dataa asukkaistaan.

Kyllä asiakastietoa toiminnasta nytkin saadaan organisaation käyttöön. Se tulee useita kanavia pitkin pirstoutuneena, usein kertaluonteisena ja vain harvoin reaaliaikaisena. Tieto käsitellään kerran, johtopäätökset tehdään ja tulokset arkistoidaan. Yksittäisten palveluiden asiakkailta kysytään silloin tällöin monivalintakysymyslomakkeella että kuinka tyytyväisiä sitä oikein ollaan. Verkossa on notkeampia välineitä, kuten helposti räätälöitävät kyselyt. Asukasilloissa kysellään palutetta henkilökohtaisemmin ja terveyskeskuksessa asiakas pääsee painamaan aulassa seisovan laitteen hymynaamanappia. Ensilumen sataessa tiemestari haukutaan puhelimessa haukkujan sijainnista riippumatta.

Kokonaiskuvaa ei synny koska hajanainen keräämistapa ei suosi sen syntymistä, mutta ennen kaikkea siksi, että kokonaiskuvaa ei oikeastaan pyritäkään kokoamaan.  Mobiili palvelu- ja osallistumiskanava tuottaa paikkaan, aikaan ja aiheeseen sidottua tietoa jatkuvasti. Jostain syystä juuri nyt kaupunginosasta x käydään vesilaitoksen sivuilla, vaikka mitään häiriötä ei ole raportoitu? Miksi tämän hankkeen suunnitteluun halutaan osallistua ja toiseen lähes vastaavaan ei? Miksi tämä päiväkoti saa jatkuvasti huonoa asiakastyytyväisyyspalautetta? Seniorit kehuvat tätä palvelua vuolaasti, mutta muut käyttäjät eivät lainkaan? Miksi tuon kirjaston myöhästymismaksut ovat kolminkertaiset toiseen verrattuna?

Käyttötieto yhdistettynä asiakastietoon avaa melkoiset mahdollisuudet kokonaiskuvan ylläpitoon ja tulevan toiminnan suunnitteluun. Kokonaiskuvasta seuraa parempi toiminnan suunnittelu ja lopputulos, jos dataa halutaan ja osataan hyödyntää kokonaisvaltaisesti. Pienissä organisaatioissa perinteisesti ei ole ollut erillistä, erikoistunutta henkilösresussia toiminnan seurantaan ja analysointiin, vaan hommaa on hoideltu omien toimien ohessa. Tuoko teknologia apua tähän? Kaukana ollaan vielä, tekniikka on kuitenkin olemassa.


tiistai 15. marraskuuta 2016

Mitä kunta saisi irti asiakkuudenhallinnasta?

Niin, kunnathan eivät juuri asiakkuuksiensa hallintaa juuri harrasta. Asiakastietoja kyllä kerätään, mutta jokainen toiminto tekee sen erikseen. Samat henkilötiedot syötetään sekä päivähoitopaikka- että rakennuslupahakemukseen. Tieto ei kykene ylittämään sekä organisaatio- että  ohjelmistorajaa siten, että se olisi kummankin toiminnon käytettävissä, niinpä se syötetään kuntaan kerta toisensa jälkeen uudelleen. Kunta ei pääse hyödyntämään kokemustaan asiakkaistaan, koska kokemukset eivät varsinaisesti pääse koskaan karttumaan. Puhdas viranomaistoiminta ja terveydenhuollon ja sosiaalitoimeen keräämät tiedot kuten potilaskertomukset ovat periaatteessa asiakastietoa, mutta monestakin syystä ne pysyvät tämän tarkastelun ulkopuolella.

Kuntien asiakkuuksien hallinta poikkeaa yritysten vastaavasta, joka luonnollisesti tähtää aina tuloksen tekemiseen eli käytännössä myyntiin. Asiakastietoa kerätään, analysoidaan ja hyödynnetään monin tavoin, perinteisestä asiakasryhmien segmentoinnista aina yksilölliseen toimenpideräätälöintiin. Kunnat eivät sanan liiketoiminnallisessa merkityksessä myy julkista palveluaan, mutta palveluilla on maksaviakin käyttäjiä. Rahan liikkuminen kuntalaiselta kunnalle ei kuitenkaan ole kunnan asiakkuuksien hallinnan ydin.

Jos useimpia kunnan palveluja käytettäisiin jonkinasteisen tunnistautumisen kautta (niitäkin, jotka eivät sitä perinteisesti vaadi), avautuisiko uusia mahdollisuuksia? Kyllä, tietosuoja- ja anonymiteettikysymykset nousevat välittömästi keskusteluun, mutta jatketaan silti hieman pidemmälle. Jos kunnan kaikkien toimintojen käytössä olisi vaikkapa kuntalaisten henkilö- ja osoitetiedot, tietyt demografiset tekijät, palveluiden käyttöhistoria jollain tasolla sekä kuntalaisen itsensä kunnalle antamat kiinnostuksen kohteet ja muut tiedot, miten kunta niitä hyödyntäisi? Tai kolmas sektori ja muu paikallinen toiminta?

Kohdistettu viestintä ja osallistaminen olisi varmasti ensimmäisiä tapoja: "Hei, naapurustoonne suunnitellaan puistoa - tässä havainnekuva, haluatteko kommentoida?". Tai sitten kysymys (kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta tietysti) itsensä frisbeegolfharrastajiksi ilmoittaneille: "Ajateltiin kunnanvirastossa että rakennetaan uusi rata, tulkaapa mukaan suunnittelemaan, rahaa on ja kahvia tarjotaan". Kansalaisopiston saksofonikurssille ilmoittautuneita täsmämuistutetaan kevään jazz-konserttitarjonnasta ja niin edelleen.

Yksittäisten hyödyntämisideoiden taustalla on jälleen kerran kyse paikallisesta aktiviteetistä, yhteisöllisyydestä, avoimuudesta, elinvoimasta ja osallistumisesta, kunnasta mahdollisuuksien alustana ja verkostona. Pöhinästä. Tulevaisuuden kunnasta. Taas. Ja kirjoittajalla lienee jonkinasteinen fiksaatio aiheeseen.


maanantai 7. marraskuuta 2016

Kevyempää videoviestintää

Valtiovarainministeriön digikuntakokeilun 4.11. työpajan pääteema oli kartoittaa lähtötilannetta ja koota keinovalikoimaa kuntien digitalisaatiotyön tukemiseksi ja kokemusten jakamiseksi. Tästä vielä lisää aikanaan. Kiinnostava epävirallinen keskusteluaihe oli videon käyttö kevyenä viestivälineenä uusilla tavoilla.

Riittävän laadukas videointiväline on kaikilla jo taskussaan, markkinoinnissa, uutisoinnissa ja opetuksessa videon merkitys on kasvussa ja uusia välityskanavia on tarjolla aiempaa enemmän. Elävän kuvan merkitys tuntuu kasvavan verrattuna perinteiseen tekstiin sitä enemmän, mitä nuorempaa ikäluokkaa tarkastellaan. Vloggaajilla, tubettajilla ja pelivideoiden tekijöillä riittää yleisöä. Tuskinpa tämän käyttäjäikäluokan tullessa yhteiskunnallisesti aktiivisempaan ikään se yhtäkkiä hylkää luontevan välineensä ja alkaa preferoida kirjoitettua tekstiä.

Kyse ei ole kuitenkaan nuorisolaisista. Ovathan esityslistat ja muu hallinnollinen materiaali varsin puisevaa tavaraa, mutta teksti on varmasti vielä pitkään tarkoituksenmukaisin tapa esittää historiankirjoihin jääviä virallisia dokumentteja vaikkapa paikallishallinnon toiminnasta. Jos oletetaan, että päätöksenteko perustuu tekstiin myös näköpiirissä olevassa tulevaisuudessa, voidaan keskittyä siihen, miten tavoitettavuutta ja informatiivisuutta parannetaan. Kyse on avoimuudesta ja osallistamista ja sitä kautta lopulta myös itse demokratiasta.

Mitä voitaisiin kokeilla vaikka heti? Puheenjohtajan minuutin mittainen Periscope -haastattelu ennen lautakunnan kokousta :"Nyt on kuulkaa tärkeitä asioita listalla, esimerkiksi tämä ja tuo,". Kokouksen jälkeen väsyneen esittelijän haastattelu: "Tuli turpiin äänin 0-9, taas kerran.".  Esityslistojen läpikäynti ja -referointihaastattelu ja isoissa asoissa asiantuntijavalmistelijan laajempi kuvaus hankkeen oleellisista pointeista. Ei studiotasoista toteutusta vaan työkaveri kuvaa työsuhdepuhelimellaan ja pistää saman tien verkkoon ja tietysti tulevaisuudessa asiakasapplikaation kautta pakkosyötteenä kuntalaisille. Matalalla kynnyksellä, nopeasti ja paikallisesti.

Tämän kaltaisen viestinnän kokeileminen ei ole tekniikka- tai osaamiskysymys, vaan kulttuurikysymys. Juna on liikkeellä, kuntavlogeja ja hieman vinommalla otteella tehtyä kuntamarkkinointia näkyy jo. Mutta entä pelivideoista innoituksensa saava valmistelijavideo? Valmistelija naputtaa kaksisormitekniikalla asiaa listalle, hakee kolmannen kupin kahvia ja kiroilee inspiraation puutettaan: "Mitä mää tähän nyt laittaisin... ei tämä mene ikinä läpi... ja tuo toinen vaihtoehto taitaa olla lainvastainen...liitteetkin hukassa... " Mitä ihmettä? Eikö muka ketään kiinnostaisi valmistelijan videoitu virka-arki?

keskiviikko 2. marraskuuta 2016

Naapuri- ja kehyskuntayhteistyöstä

Kävin kertomassa kokemuksistamme digitalisaatiotyön käynnitelystä naapurikaupunki Nokian henkilöstölle.

Nokialla on hieman samankaltainen lähtötilanne ja kunnat ovat monella tavalla vertailukelpoisia muutenkin, lisäksi kummatkin kaupungit tekevät tällä ja monella muulla aihealueella yhteistyötä Tampereen kaupunkiseudun puitteissa ja keskenään Tampereen kehyskuntina.  Nokialla johtoryhmä on käynnistänyt hankkeen ja kourallinen käsinpoimittuja innostuneita päälliköitä ja asiantuntijoita kokoontui luonnostelemaan seuraavia askeleita.

Keskustelua käytiin ja perusastelma näyttäytyi melko samanlaisena kuin Ylöjärvelläkin. Totesimme, että oleellista on pitää toimenpiteet palvelukeskeisinä eli kyse ei ole edelleenkään tietohallinnon vastuulla olevasta asiasta. Tietohallintoyksikkö mahdollistaa, tukee ja oivalluttaa uuden teknologian käyttömahdollisuuksista, mutta kyse on aina lopulta palvelusta.

Toinen oleellinen esiin noussut asia oli ymmärtämisen merkitys. Voiko palveluja kehittää tulevaisuuden kunnan entistä vaativamman ja tietoisemman asiakkaan tarpeisiin, jos jo perusluonteeltaan laajassa ja hajanaisessa kuntaorganisaatiossa liian harva ymmärtää, mistä koko laajassa kehityskulussa on kysymys ja mitä mahdollisuuksia se tarjoaa? Oletetaan, että ymmärrys ja oivaltaminen ovat edellytyksiä osaamisen kehittymiselle ja osaaminen on pohja toiminnalle. Nyt digiylöjärvikin keskittyy toimintaan ja pyrkii onnistumisilla ja esimerkin kautta oivalluttamaan organisaatiota. Pitäisikö meidän ottaa muutama askel takaviistoon ja panostaa  perusymmärryksen lisäämisen myös muilla keinoilla?

Kolmas teema oli yhteistyö. Tiettyyn pisteeseen saakka voidaan toimia oman organisaation sisällä toimintaa kehittäen, mutta hyvin pian tulee vastaan raja, jonka jälkeen kannattaa tutkia yhteiset mahdollisuudet. Kaupunkiseudun tilanne on mielenkiintoinen, sekä seutu- että ict-strategiaa laaditaan parhaillaan, lisäksi kehyskuntien tietohallintoyhteistyön ohjausryhmä päätti viime viikolla kutsua kehyskuntajohtajat yhteispalaveriin pohtimaan yhteistyön seuraavia askeleita. Onko KaPA-lainsäädäntö pakon lisäksi myös huikea mahdollisuus?

Lopuksi tutustuin Nokialla käyttöön otettuun, kartta- ja paikkatietopohjaiseen palautekanavaan, joka seurantatietojen antamisen lisäksi kytkeytyy suoraan työnjohtoon. Tätä pitää tarkastella lähemmin.



tiistai 4. lokakuuta 2016

Verkkokauppakokeilu

Ohjelmistotalo CGI on kehittänyt verkkokauppateknologiaansa ja haluaisi kokeilla sitä elävän elämän olosuhteissa. Tämähän käy meille loistavasti, kumpikin osapuoli oppii varmasti jotain ja asiakkaat saavat uuden kanavan kokeiltaviin palveluihin.  Kyseessä on kuitenkin varsin rajattu kokeilu. Etsimme ensi vaiheessa muutamia verkkokauppatyyppiseen kanavaan sopivia kuntapalveluja, jotka julkaistaan kotisivuille rakennetussa verkkokauppamodulissa.

 Kaupungin puolella oleellista kokeilussa on markkinointi sekä kokemusten ja tiedon kerääminen jatkokäyttöä varten. Tärkeää ja samalla vaikeata on valita kokeilupalvelut oikein. Ilmoittautumiseen perustuva ilmaispalvelu ei ehkä ole kiinnostava kokeilun kohde, verkkokauppakokemukseen liittyy myös maksuliikenne. Kyse on kuitenkin yleensä palvelusta, varsinaisia fyysisiä tuotteita kunnalla ei juuri ole valikoimissaan. Joidenkin palveluiden kohdalla viranomaistoimintaluonne saattaa tuottaa mutkia matkaan verkkokaupallistamisessa. Viranomainen ei oikein saisi antaa toiminnasta sellaista kuvaa, että esimerkiksi luvan saa kaupasta rahalla maksamalla.

Blogissa on pohdittu verkkokauppa-aihetta jo aiemmin. Pääpointtina oli asiakaskokemuksen lisäksi se, että voisiko verkossa tarjottavien palvelujen ulkoinen hiominen verkkokauppamuotoisiksi jopa edestauttaa palveluiden tuotteistamista? Voisiko tuotteistaminen johtaa suurempaan asiakaskokemusvastuuseen lähempänä asiakasta? Johtaisiko se puolestaan osaltaan asiakaslähtöisempään palveluiden kehittämiseen? Syy-seuraussuhdeketju on pitkä mutta johtaa suoraan asian ytimeen.

Nyt etsimään sopivia palveluita verkkokaupallistettaviksi ja sitten nopeasti liikkeelle. Fail fast, learn fast tai jotain sinnepäin. 


torstai 29. syyskuuta 2016

Paikallisten ammattilaisten osallistaminen

Yksi viime viikon digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnoistani oli lause "Kuntalaiset eivät välttämättä osaa kertoa  kysyttyyn ongelmaan ratkaisua, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa." Ratkaisujen rakentaminen on enemmän organisaation heiniä. Asiakaskuntalaisia tulee nimenomaan osallistaa asiakkaisen tarpeiden kartoitukseen: Mitä haluatte ja tarvitsette ja millä tavalla? Asiakaskokemus on mielestänne onnistunut kun se...?

Asiakasasukkaiden lisäksi Ylöjärvellä asuu ict- ja muiden digiylöjärvitoiminnan kannalta kiinnostavien alojen ammattilaisia suhteellisen paljon. Tämä johtuu kaupungin luontaisen vetovoiman lisäksi naapurikunta Tampereen läheisyydestä, jonne alan suhdannevaihteulusta huolimatta on keskittynyt merkittävästi alan liiketoimintaa ja osaamista.

Tänä syksynä olisi suunnitelmissa koota vapaaehtoiset ylöjärveläiset alan ammattilaiset kahvi- ja kampaviineripalkalla ideoimaan hankkeita ja ratkaisuja sekä yleisesti sparraamaan virkamiehistöä. Alkuun ilman suurempia suunnitelmia ja tavoitteita, ne luultavasti muovautuvat keskustelun kautta. Ainoana pelisääntönä voisi olla että omaa firmaa ei saa ainakaan liikaa nostaa esille?

Toinen ajatuksen asteella oleva hanke on matalan kynnyksen idea- tai ratkaisukilpailu paikallisille yrityksille ja muille kokoonpanoille, mallia voidaan ottaa Espoon kaupungin vastaavasta kilpailusta.

Vapaaehtoistoiminta täydentänee modernilla tavalla osallistumisten mahdollisuuksia kuntavaalien, asukastiltojen ja muutoksenhakumenettelyn ulkopuolella. Yhdistystoiminta ja vastaavat vakiintuneet kanavat eivät sovi kaikille. Haluaisivatko ihmiset tarjota  ammattiosaamistaan ja kokemustaan paikallisyhteisön hyväksi yksittäisissä projekteissa ja hankkeissa?

Kokeillaan.

sunnuntai 25. syyskuuta 2016

Digikuntakokeilun avausseminaarin poiminnat

Viime perjantaina järjestettiin valtiovarainministeriön digikuntakokeilun avausseminaari. Koostin muutamia sekalaisia huomioita ja tiivistyksiä päivän keskusteluista:

"Hallitusohjelman tavoite digitalisaatiosta ja kokeiluista ei ole poliittinen vaan vahvasti toiminnallinen."

"Palveluiden sähköistämistrendi on ollut ongelma - homma ulkoistettiin tietohallinnolle ja unohdettiin varsinainen palvelurajapinta, jossa olisivat asiakkaat, ihmiset ja palveluosaaminen."

"Innostus ei vaadi suunnitelmaa - ilman innostusta ei tapahdu mitään, innostusta tulee tukea ja varjella."

"Ennen suunniteltiin suunnittelun vuoksi, nyt vaarana että osallistetaan osallistamisen vuoksi." 

"Olemassa olevien välineiden ja järjestelmien hyötykäyttö ensiksi - maksamme 100 % mutta montako kymmentä prosenttia potentiaalista on käytössä?"

"Kuntalaiselta ei välttämättä pidä pyytää ratkaisuja, mutta tarpeen he varmasti osaavat kertoa."

"Vähemmän laatikkoleikkejä ja rakenteita, enemmän poikkihallinnollisuutta, toiminnallisuutta ja uskallusta uudistaa asemaperusteista  johtajuutta."

"Rahan lisäksi pakko on hyvä konsultti - Tanskassa on velvollisuus käyttää julkisia palveluja sähköisesti."

"Jumittaminen lakisääteisiin tehtäviin - osataan kertoa ne, mutta ei osata ajatella tehtävästä seuraava palvelua."

"Verkostot ovat vaikeita - yleensä parhaiten saadaan aikaan kun yksi toimii ja muut kopioivat."

"Säästöt tulevat digitalisaation mahdollistamasta toiminnasta, ei tempuista ja jipoista."

Jokainen näistä poiminnoista olisi syvemmän tarkastelun arvoinen, eipähän lopu tänä syksynä kuntadigibloggaajalta aiheet. Seminaaripäivä oli laadukas ja hyödyllinen ja kuntaministeri Vehviläinen antoi vahvan tuen avauspuheenvuorossaan toiminnan etenemiselle. Odotan innolla konkreettiseen työhön ryhtymistä, Ylöjärvi on mukana sekä kokeilijana että sparraajana toisille kunnille. Uskon että verkostomainen toimintatapamme ja hieman epäortodoksinen käynnistysvaiheemme kiinnostavat pieniä, kevyillä resursseilla toimivia kuntia.


torstai 22. syyskuuta 2016

Ensimmäinen Demola -sessio

Ensimmäinen Demola -sessio opiskelijatiimin kanssa on takana. Seitsemän opiskelijaa kuudesta maasta ja kolmelta mantereelta, kolme eri korkeakoulua ja seitsemän eri pääainetta. Kuvasimme tilanteen, tutustuimme toisiimme ja teimme hieman rajauksia ja määrittelyjä.

Suurimmalla osalla osallistujista ei tietenkään ole mitään pohjatietoa suomalaisesta kunnallishallinnosta ja tämä on pelkästään hyvä asia. Ulkopuoliset silmät voivat nähdä tarkemmin ja asiaa voidaan tutkia ilman ennakkoluuloja. Many different hiqh quality municipal services, daycare, healthcare, infrastructure. Autonomy, cornerstone of nordic welfare state and high tax rate ja niin poispäin. Wikipedia kertoo loput ja sote- ja maakuntauudistus merkitsee että big changes in near future.

Toimeksiantohan oli kuntalaisen palvelu-, tieto- ja osallistumistarpeita palvelevan mobiiliratkatkaisun konseptointi. Lopputuloksena ei ole valmis tuote, vaan konsepti jatkojalostusta ja tilaajaorganisaation ajattelun kehittämistä varten, jotta olemme tiedollisesti valmiimpia kun varsinaisen toteutuksen aika on kypsä.  Ongelmaksi voi muodostua rajaus. Aihe kun on loputon, kaikkia palveluja ei tietenkään konseptoida vaan edetään esimerkkien tai kategorioiden kautta. Annoimme kuitenkin ohjeen asettua itse aktiivisen ja osallistumishaluisen, palveluja käyttävän kuntalaisen asemaan. Juuri sen tyypin, joka ei halua nousta sohvalta marraskuiseen räntäsateeseen (kyllä, kuukausi sitten maahan saapuneet opiskelijat on jo peloteltu valmiiksi) jonottamaan palvelutiskille. Hänelle pitää tarjota Total Municipal Mobile Experience. Tai jotain sinnepäin. Varsinaisen lopputuloksen muoto jää opiskelijoille harkittavaksi, se voi olla mock-up ilman toiminnallisuutta, video tai muu esitys.

Ensimmäisen tapaamisen pohjalta uskon vakaasti, että tästä tulee jotain kiinnostavaa. Oma arvonsa on sillä, että kunta julkisena toimijana tekee oman osansa ja tarjoaa kiinnostavia työelämää sivuavia projekteja opiskelijoille. Enkä voi välttyä siltä henkilökohtaisemmalta ajatukselta, että olen myös itse antamassa jotain takaisin omalle vanhalle oppilaitokselleni.

Ai niin, juuri tuli kyselyä jostain kansainvälisemmästä Smart City Accelerator -kuviosta, johon tämä projektimme istuisi hyvin mukaan. Tämä voi mennä vielä mielenkiintoisemmaksi.



torstai 15. syyskuuta 2016

Mitä ihmettä 3D-tulostimella voi tehdä ja miten se liittyy digitalisaatioon?

Täällä blogissa on viimeksi kerrottu kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projektista ja seutustrategiasta. Tänään hieman kevyempää.

Pääkirjasto Leijan digitointihuoneessa on nyt 3D-tulostin Prenta Duo ja asiakkaat voivat varata aikoja tulostamiseen. Muutamia varauksia jo on, mutta lisää mahtuu. Kirjastonhoitajamme Jussi Lehtinen opastaa tulostamisessa. Yhden tulosteen hinta on vaivaiset 40 senttiä. (Ks. tarkemmin kirjaston sivuilta: http://www.ylojarvi.fi/kirjasto/paakirjasto-leija/3d-tulostus/ )

3D-tulostin on hankittu #DigiYlöjärvi -hankkeen leveiden siipien alla. Tässä kysymys ei ole niinkään digitalisaatiosta, vaan kokeilukulttuurista. Ja tämä on kokeilu sekä kirjastolle että asiakkaillemme. Tiedämme, että tulosteiden mallinnuksessa on vain mielikuvitus rajana ja että kätevä henkilö voi suunnitella ja tulostaa varaosan tai jonkin muun pienen hyötyesineen. Verkosta löytyy myös valtava määrä valmiita malleja. Mutta mitä hyötyä 3D-tulostimesta lopulta on? Se selviää vain kokeilemalla. Tähän mennessä hauskin vastaus saatiin tulostimen myyjältä: ”Ainakin sillä voi tulostaa 3D-tulostimen osia”.

Yleinen kirjasto voi olla tulevaisuudessa entistä enemmän oppimisen keskus. Nyt sieltä saa aineistoa elinikäisen oppisen tueksi sekä tilaa ja rauhaa opiskeluun tai työntekoon. Jatkossa ehkä kokeillaan ja opitaan tekemällä enemmän itse.

Ps. Pakko kertoa tässä myös mainio pikku yksityiskohta, joka huvittaa erityisesti kaljuuntunutta virkahenkilöä. 3D-tulostimen suutin levittää sulatettua muovinauhaa lasilevyn päälle. Lasilevy on itsessään niin liukas, että tuloste ei pysy paikoillaan ilman kitkaa lisäävää ainetta. Tähän tarkoitukseen parhaaksi on osoittautunut L'Oréal-hiuskiinne.

tiistai 13. syyskuuta 2016

Kuntalaisen mobiilikäyttäjäkokemus -projekti starttaa Demolassa

Nyt alkaa Demola-projektimme.

Viime viikolla oli Partner Kickoff ja ensi viikolla Initial Meeting, jossa on mukana myös projektin varsinaiset tekijät eli opiskelijatiimi. Tiimissä on seitsemän opiskelijaa kolmesta paikallisesta korkeakoulusta, pääaineina human-technology interaction, international sales and sourcing, administrative science, economics, public law, international business ja information science. Aineyhdistelmä ei jätä juuri toivomisen varaa, kaikki oleellinen on mukana. Lisäksi enemmistö on kansainvälisiä opiskelijoita, eli nyt saamme varmasti laatikon ulkopuolista näkökulmaa suomalaiseen paikallishallintoon. Demolasta lisää tietoa osoitteessa demola.tampere.net .

Homman nimi on kuntalaisen mobiilikäyttöliittymän ja sen toiminnallisuuden konseptointi. Pohja-ajatus on, että kuntalainen haluaa kuntaorganisaatiolta tietoa, palveluja ja osallistumisen mahdollisuuksia. Tulevaisuuden kunta on yhteisö- ja mahdollisuusalusta, jolloin neljäs pääelementti voisi olla yhteisöllisyys. Digiylöjärvi -retkue on harrastanut tästä hieman syvemmälle menevää pohdintaa, mutta emme avaa sitä enempää opiskelijoille. Tehkööt meitä parempaa jälkeä.

Tavoitteena ei tietenkään ole valmis sovellus, vaan nimenomaan sellaisen konseptointi, joko paperimalli, havainnollistava video tai jopa yksinkertainen mockup ilman toiminnallisuutta. Konseptin tarkoitus on lisätä näkemystä, ymmärrystä ja valmiutta kulkea etujoukossa, kun kuntapalvelutkin aikanaan alkavat todenteolla muuttumaan digitaalisiksi ja siirtyvät ensisijaisesti mobiililaitteisiin. Kaupallista, kokonaisvaltaista ratkaisua ei markkinoilta valmiina löydy, vaikka tarjolla on hyvin kiinnostavia osaratkaisuja. Kuntalaisen totaalis-mobiilissa asukaskokemuksessa haetaan nimenomaan joustavaa kokonaisuutta, loppujen lopuksi kyse on laadukkaasta käyttöliittymästä, jonka muodostaman konepellin alla on toisiinsa integroituja, helposti muutettavia osajärjestelmiä ja sovelluksia. Tällä kaikella on kytky ulkopuolisiin toimijoihin, sosiaaliseen mediaan ja organisaation back office -järjestelmiin.

Tämän projektin mukana kunnalisvirkamies poistuu mukavuusalueeltaan kohti tuntematonta, mukanaan lähinnä avara katse ja utelias asenne. Toivottakaa onnea.

torstai 8. syyskuuta 2016

Syksyn tulevat digilinjaukset Tampereen kaupunkiseudulla

Tänä syksynä ja tulevana talvena tullaan digitalisaatiotyön seuraavia askeleita linjaamaan poikkeuksellisen isolla pensselillä koko kaupunkiseudulla ja kaikilla neljällä toiminnan tasolla. Aloitetaan ylhäältä:

1. Tampereen kaupunkiseutu laatii parhaillaan seutustrategiaa, jossa määritetään yhteinen visio kaupunkiseudun kehittämiselle. Pääteemat luonnoksissa ovat yhdyskuntarakenne, kilpailukyky ja palvelut. Yhtenä läpileikkaavana periaatteena on digitalisaation hyödyntäminen. Ei omana tavoitteenaan, vaan nimenomaan kaikkeen vaikuttavana tekijänä. Hyvältä näyttää tässä vaiheessa valmistelua, päätöksenteko talvella.

2. Kaupunkiseutu tekee tiivistä ict-yhteistyötä isäntäkuntapohjalta. Ict-johtoryhmä on käynnistänyt seudun ict-strategian laatimisen. Vuosien konkreettisen työn tuloksena perusinfra ja tietoliikenneyhteydet on järjestetty yhteisillä sopimuksia koko seudulle ja toiminta on kypsässä vaiheessa. Strategiatyön kautta linjataan seuraavia askeleita yhteistyön syventämiselle ja luonteva maali ovat palvelut ja yhteiset järjestelmät. 

Voidaan todeta, että ylätason periaatteellisempia linjoja asetellaan oikeisiin suuntiin. Entäpä käytännön koordinaatiotyö?

3. Kehyskunnat tekevät keskenään epävirallisempaa yhteistyötä kevyin yhteisin resurssein. Tämä työ on painottunut viimeisen vuoden aikana entistä enemmän palvelujen suuntaan, pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu". Tiiviimpi palveluyhteistyö vaatii pelisäännöt ja välineet joilla varmistetaan se, että emme tekisi päällekkäistä työtä ja hyötyisimme täysipainoisesti toistemme kokemuksista. Parhaimmillaan saavuttaisimme riittäviä volyymejä suurempienkin kehitysaskeleiden ottamiselle. Kevyet kokeilut eivät kelpaa tuloksiksi. Pelisääntöjä laaditaan tänä syksynä, käytännössä pelisääntöjen pitäisi olla kehikko digivision toteutukselle. 

4. Ja sitten tietysti tämä kuntakohtainen digiylöjärvi -sateenvarjohanke. Huomiohakuisen ja muutenkin ekstrovertin käynnistysvaiheen jälkeen siirretään painoa koko ajan enemmän kokeilu- ja toteutushankkeille. Tähän saakkaa olemme toimineet tarkoituksellisen kevyellä suunnittelulla, mutta se ei riitä jatkossa. Askelmerkkejä tarvitaan enemmän,  pitää kuitenkin varoa ettemme itse luo jäykkyyksiä ja etenemistä hiekoittavaa ylihallinnointia.



Minulla on ilo ja kunnia osallistua jokaisen neljän tason toimintaan joko työryhmän jäsenenä tai vetovastuisena toimijana. Näköala seudun kuntien digitalisaatio- ja palvelukehitykseen ei juuri parempi voisi olla.

maanantai 5. syyskuuta 2016

Chat-neuvonta tuotannossa!

Ensimmäinen Digiylöjärvi -sateenvarjon alla nollatilasta lähtenyt uusi palvelumuoto on otettu käyttöön. Kyse on chat-neuvonnasta, joka toimii tällä hetkellä Ylöjärven kaupungin varhaiskasvatuksen, perusopetuksen ja vapaa-aikapalvelujen hallintoyksiköissä, eli juuri siellä minne kuntalaisten yhteydenotot kohdistuvat. 

Teknisesti kaikki toimii hienosti ja käyttäjätkin ovat palvelun jo löytäneet. Lisäominaisuutena asiakaspalvelelija voi asiakkaan luvalla ottaa ruudun haltuunsa ja opastaa eteenpäin verkkosivustolla tai -palvelussa. Tärkein tavoite palvelulle on kuitenkin laajentaa viestintäpalettiamme ja samalla vähentää hankalampia sähköposti- ja soittopyyntökotakteja. Chat on juuri sopivan nopea ja suoraviivainen ja hoitaa tilanteen kerralla kuntoon. Syksyn aikana pohditaan palvelun laajentamista muihin toimintoihin.

Kyllä, vanhaan teknologiaan pohjautuva chat-neuvonta ei ole erityisen kunnianhimoinen palvelulisäys, eikä se mullista yhtään mitään. Kyllä kunnan kanssa voi viestiä edelleen perinteisinkin keinoin. Arvo tässä vaiheessa siinä, että tässä toteutui monta tärkeää periaatettamme:

1. Käyttöönotto toteutettiin organisaation sisällä erittäin ketterästi ja nopeasti minimihallinnoinnilla, kokousviinereitä ei syöty yhtäkään. Toteutusvastuu yhdelle, kevään aikana rakennellusta talon sisäisestä digiverkostosta oikeat henkilöt kasalle ja eteenpäin. Hankkeen pieni koko tietysti mahdollisti näin ketterän etenemisen.  

2. Kyseessä  on kokeilu. Syksylllä seurataan tilannetta ja tutkitaan laajentamista tai määräaikaisen sopimuksen lopettamista. Lopputulos voi ja saa olla myös se, että homma ei tuota lisäarvoa ja se lopetetaan. Kokeileminen on yksi oleellinen Digiylöjärvi -toiminnan periaate. 

3. Edelläkävijyys, jos sille arvoa halutaan antaa. Yritysten asiakaspalvelusivustoilla chat-ikkuna on arkipäivää, mutta kunnissa ei näitä vielä liiemmälti ole. 

4. Palvelu on suunnattu asiakkaalle ja asukkaalle. Meillä on kerättynä paljon tämän kokoluokan pieniä kehitysideoita, jotka pureutuisivat sisäisiin prosesseihimme. Näitä on löytynyt paljon helpommin - mistä se kertoo?

Mutta ensimmäinen on tietysti ensimmäinen. 

torstai 1. syyskuuta 2016

Liikuntapalveluiden yhteisöllistäminen

Liikuntapalvelut kokonaisuudessaan ovat yksi näkyvimmistä kunnallisista palveluista. Kunnan urheilukentät ovat suomalaisessa maisemassa itsestäänselvyys. Kaupallinen hiekkakenttä tai muu lähiliikuntapaikka? Kunta tarjoaa tilojen lisäksi myös varsinaisia liikuntapalveluja, tarjoaa ohjausta ja pitää yllä ryhmiä. Kunta yleensä tukee myös paikallisten urheiluseurojen toimintaa ja ostaa niiltä palveluja. Liikunnalla on myös erittäin tärkeä hyvinvointi- ja kansanterveysrooli.

Visionäärit kertovat, että tulevaisuuden kunta on osallistava ja mahdollistava verkostotoimija ja paikallisen elinvoiman alusta. Nykyisen hallinto-organisaatio- ja palvelulähtöisen kunnan toiminnoista juuri liikuntapalvelut toimivat juuri tällä logiikalla jo tänään. Voidaanko digitalisaation avulla liikuntapalveluita viedä vielä pidemmälle kohti mahdollistavaa ja verkostomaista toimintaa?

Luonnostellaanpa liikunta-applikaatio mobiiliin. Oikea paikka applikaatiolle on tietysti olla osa kuntalaisen mobiilikäyttöliittymää, mutta näin pitkällä emme ole vielä. Irrallisenkin liikuntapalvelusovelluksen pitäisi pystyä ainakin seuraavaan:

- palveluiden ja tilojen kuvaukset ja tiedot
- liikuntapaikkojen ajantasainen hoito- ja ruuhkatilanne - koska koulun kenttä on viimeksi jäädytetty?
- liikuntatilojen varausjärjestelmä ja maksaminen
- kaupallisten liikuntatoimijoiden ja seurojen tarjonnan ja muun sisällön kytkeminen mukaan
- ryhmien ja porukoiden muodostaminen käyttäjistä - linkit sosiaaliseen mediaan
- viestintä- ja  osallistumiskanava kunnan liikuntaorganisaatioon toiminnan jatkuvan kehittämisen tueksi.

Teknisesti kyse on loppujen lopuksi osajärjestelmien integraatiosta ja jo arkisesta eknologiasta. Kaupalliset toimijatkin  ovat jo liikkeellä. Eräs kiinnostava ratkaisu markkinoi itseään liikuntapalvelujen Tinderinä. Saammeko puhelimeemme kohta ilmoituksia että

Vapaaotteluseuraa tiistaille, myös lukkopaini käy, mielellään pienikokoisemmat vastustajat (mies 195/110) ? 

keskiviikko 17. elokuuta 2016

Ylöjärven digiryhmä koolla jälleen

Laaja digiryhmämme kokoontui viime viikolla kokoamaan ajatuksiaan lomakauden jälkeen. Tämä kokoonpano on vapaaehtoisverkosto, johon on ilmoittautunut varsin moniammatillinen porukka. Ryhmä on se ydinjoukko, joka vaikuttaa omissa työyksiköissään, kehittää, oivalluttaa muita ja aikanaan osallistuu toteutukseen.

Kävimme läpi toukokuisen digi-illan tunnelmia sekä valtiovarainministeriön digikuntakokeilun sisältöä ja odotuksia. Kokeilusta myöhemmin lisää tässä blogissa. Ylöjärvi voisi olla mukana kokeilijan roolissa itse palvelujen osalta ja vaikuttajan roolissa digitalisaatiotyön käynnistämisen osalta pienemmille kunnille.

Kertasimme käynnissä olevien hankkeiden tilaa:

- viestintäkanavia täydentävä chat-neuvonta koekäyttöön parissa yksikössä elokuussa
- ulkoliikuntapaikkojen ajantasatieto verkkoon, konseptointi käynnissä
- terveydenhuollon ajanvaraukset verkkoon, pääosin käytössä
- sähköinen rakennuslupaprosessi, etenee syksyn aikana
- 3D-tulostin kirjastoon, hankittu ja syyskuussa kuntalaisten käytössä
- verkko-osallistumiskokeilut, kaksi tehty ja tehdään syksyllä 1 tai 2 lisää
- varhaiskasvatuksen viestinnän integraatio, etenee ja otetaan käyttöön keväällä

Syksyllä työstetään näitä eteenpäin ja valitaan seuraavan aallon uudet avaukset. Alkuvaiheen hankkeet ovat pienehköjä ja konkreettisia tarkoituksellisesti, sillä näillä päästään alkuun ja luodaan tekemisen kautta uutta toimintakulttuuria. Kunnianhimoisempia kokonaisuuksia ja eri palveluiden integraatiota yhdeksi käyttökokemukseksi pohditaan samalla seuraavia vaiheita varten.

Pari uutta ideaa kokouksessa heitettiin esille ajantasaisen ulkoliikuntapaikkatiedon innoittamana: Riistakamerakuvaa matonpesupaikalta verkkoon, jotta ruuhkatilanne voidaan katsoa kotisohvalta ilman mattojen roudaamista paikalle. Tämä vaatinee kameravalvonnasta ilmoittavia kylttejä maastoon. Samaa tavoitetaan ilmoittamalla aika ajoin ruuhkautuvan uimahallin käyttöaste verkossa, numerothan saadaan suoraan lipunmyynnistä ja kulunvalvonnasta.

Näillä eteenpäin.



tiistai 2. elokuuta 2016

Tilojen käytön digitalisaatio

Kunnat omistavat paljon tiloja. Meidän oloissamme tilat ovat erittäin kalliita rakentaa ja ylläpitää, ne saattavat sijaita aivan väärässä paikassa ja niistä ei useinkaan pääse puskutraktoria joustavammin eroon. Pienehkössä kunnassa uusi päiväkoti maksaa kolme miljoonaa, koulu kymmenen ja uimahalli kaksikymmentä. Ikäännyttyään nämä valitettavan usein ovat homeisia tai muuten epäilyttäviä käyttäjilleen. Melko hankala omaisuuden muoto, vai kuinka?

Lisäksi kunnissa tilojen käyttöaste on alhainen. Esimerkiksi tilojen pääämassa, koulut ja päiväkodit ovat käytössä kolmasosan vuorokaudesta, samoin perinteiset toimistotilat. Joku taho tietysti aina hallinnoi tilaa ja vastaa sen käytöstä, usein turhankin mustasukkaisesti. Minun tilani - täällä ei ihan mitä tahansa järjestellä! Paitsi että ei se ole sinun, vaan veronmaksajien. Kunnallishallinto kuitenkin on perinteisesti ollut kovin kiintynyt seiniin, usein jopa niiden sisälllä tapahtuvan toiminnan kustannuksella. Palveluverkon optimointi joustavaksi, sekä nykyistä että ennakoitua käyttöä vastaavaksi on oma tarinansa. Samoin on perinteisten työtilojen vähennysmahdollisuus työn luonteen muuttumisen, uuden tekniikan, yhteyksien ja etätyömahdollisuuksien kautta. Tiedätte kyllä.

Vaikka tarpeet muuttuvat, tulee tiloja kunnissa jatkossakin olemaan, joko omia tai vuokrattuja. Merkittävä osa palveluista perustuu nimenomaan tilassa tapahtuvaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Kun tila kerran on olemassa ja vähintaan sen vuokra- tai pääomakustannukset ovat ympärivuorokautisia, tulisi sitä pitäisi pystyä hyödyntämään aktiviisemmin palveluydintoiminnan ohessa epäsuorien, positiivisten vaikutusten saamiseksi.

Vaikkapa näin: Kunta määrittää ja varustaa tietyt tilat varattaviksi. Varaaminen tapahtuu kunnan verkkokaupasta käyttäjän tunnistuksen ja maksamisen kautta. Tunnistus on tärkeää, varaaja sitoutuu vastaamaan tilasta käytön aikana. Vapaat tilat varustuksineen ja mahdollisuuksineen ovat jatkuvasti verkossa näkyvissä. Kulunvalvonta hoidetaan sähköisesti, varaaja saa ovikoodin tai vastaavan.

Kunnilta saa toki nytkin tiloja käyttöönsä. Liikuntatiloja lukuun ottamatta informaatiota on usein heikosti tarjolla, byrokratia ja vastuukysymykset, sekä ovien avaamisen ja sulkemisen järjestäminen kiinteistönhoitajan toimesta voivat olla hallintosiiloille ylitsepääsemättömiä esteitä. Hinnoittelusta saattaa puuttua pelisäännöt ja mekaniikat maksun suorittamiseksi. Näistä kaikista haitoista toki selvitään mutta kunnan vajaakäyttöisiä tiloja nykymallit eivät välttämättä houkuttele käyttämään. Asiakaskokemus saattaa jäädä hieman virastomaiseksi. Avauksia oikeaan suuntaan on jo tehty, kuten virtuaalinen Sipoo-talo.

Uusia käyttäjiä jo vakiintuneen, nykykäytännöillä pyörivän toiminnan lisäksi voisivat olla yksityisten kuntalaisten, yhdistysten ja harrasteporukoiden lisäksi myös yritykset pop-up -tyyppisessä toiminnassa. Loppujen lopuksi tilojen laajemmassa hyödyntämisessä ja kynnyksen madaltamisessa on kyse on yhteiseisöllisyydestä, mahdollistamisesta ja elinvoimasta. Kunnan uudesta roolista siis. Digitalisaation avulla. Taas.

maanantai 27. kesäkuuta 2016

Valtiovarainministeriön digikuntakokeilu

Valtiovarainministeriö käynnistää digikuntakokeilu-kehittämisohjelman, joka kytkeytyy hallituksen kärkihankkeisiin ja yleiseen julkisen sektorin kustannusten karsintaan. Hankkeen tavoitteena on

edistää kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa asiakkuuden johtamisen edellytyksiä

Lisäksi mainitaan jo tutut taikasanat eli kustannussäästöt, kokeilukulttuuri, asiakaslähtöinen toiminta, verkostoituminen ja ennen kaikkea valmistautuminen kunnan roolin muutokseen. Voitaneen todeta, että että digiylöjärvi ja Tampereen kehyskuntien yhteistyö "Helppo palvelu" -digivisioineen ovat olleet lyhyen elinkaarensa ajan varsin oikeilla jäljillä, samat asiat ovat meillä tämän homman ytimenä.

Digikuntakokeilun sisältöihin palataan tässä blogissa varmasti myöhemmin, Jotain esimakua saataneen keväällä järjestetystä verkkokyselystä, jonka vastauksista näkee, että vastaajat ovat perehtyneitä aiheeseen. Henkilökohtaisesti odotan alustaa kuntien ja muidenkin toimijoiden verkostoitumiselle, onnistumisten ja mokien jakamiselle, sekä ketteriä rahoitusinstumentteja yhtä ketteriin kokeiluihin. Kokeilun ohessa laaditaan myös kuntien digikiriselvitys, jolla saadaan pohjatietoa kuntien digitalisaatiokehityksen kypsyysasteesta.

Hallitusohjelman digiviittaukset ja niiden alkava realisoituminen, yrityssektorin digitalisoimisongelmat, ict:n ja asiakaslähtöisyyden suuri rooli soteuudistuksessa, kaupallisten toimijoiden herääminen kuntasektorin tarpeisiin. Jotain isoa on tapahtumassa ja kysymys kuuluu, miten kunnat ottavat kopin tästä kaikesta? Tulemme näkemään eritasoisia suorituksia.

Mutta ministeriövetoisia hankkeista ja megatrendeistä viis, paikallinen Digiylöjärvi jatkaa elokuussa kehittäjäverkostomme kokoontumisella ja alkaa puskea aihioita eteenpäin kohti konkretiaa.

Nyt lomille.

tiistai 21. kesäkuuta 2016

Digikuntayhteistyökatsaus

Tänään kokoontui jälleen Tampereen kehyskuntien tietohallintoyhteistyön ohjausryhmä. Vakioasiana kokouksissa on katsaus palvelujen digitalisaatiotyön etenemiseen kunnittain.Yhteistyön pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu", joka on hyväksytty kunnanhallituksissa. Kyseessä on  juuri sopivan löyhä periaatteelinen asiakirja, joka teroittaa asian merkitystä mutta ei vielä jäykistä prosesseja liiaksi.

Kehyskuntakokoonpanon kunnilla on omat lähestymistapansa työhön. Joissakin kunnissa paino näyttää selkeästi olevan koulutuspalveluissa, osa rakentaa vielä perusteita kasalle, yksi tutkii kuntalaisten osallistamista ja jossain on sisäinen järjestäytyminen käynnissä. Eroavaisuudet ovat ymmärrettäviä, eri kokoisten kuntien resurssit ovat myös hyvin erilaiset. Pienten suuri mahdollisuus on vähemmän yllättävästi yhteistyö.

Seutukuntaan kuuluu keskuskaupunki Tampere, jolla on oma kehittynyt digitalisaatio-ohjelmansa, kuten tämän kokoluokan kaupungilla kuuluukin. Tampereen kanssa tehdään yhteistyötä perinteisesti jo perustietotekniikan ja tietoliikenteen yhteisten sopimusten pohjalta, nämä ovat vakiintunutta perustoimintaa. Koko kaupunkiseudun tietohallinnon johtoryhmässä pohditaan parhaillaan seuraavan askeleen ottamista yhteistyön syventämiseksi. Keskustelu jatkuu syksyllä.

Kehyskunnat ovat keskenään luontevia kumppaneita nimenomaan palveluja ketterästi kehitettäessä. Kokemukset pitää jakaa, yhteisiä toimintamalleja tulee käyttää ja yhteisiä hankintoja tulee tehdä entistä enemmän. Kyse on toimivien sisältöjen lisäksi tietysti myös taloudesta. Tähän saakka yhteistyötä on voitu tehdä kevyellä ja joustavalla tavalla ja yhteistä henkilöresurssiamme hyödyntäen. Ict-perustoiminnan ja -yhteistyön vakiinnuttua ja palvelujen digitalisaation noustessa agendalla ylöspäin on myös kehyskuntien yhteistyön järjestäydyttävä. Seuraaville, pidemmille askeleille tarvittaneen jonkinlaiset pelisäännöt.

Pelisäännöissä digihankkeemme voitaisiin jakaa kolmeen koriin: Kuntien omat, kehyskuntien kesken tehtävät sekä koko seutukunnan kanssa tehtävät - kuka tekee mitäkin kenen kanssa? Yhteiset hankkeet vaativat määrittelyjä, erityisesti rahoituksen suhteen - miten kustannukset jaetaan ja kuka vastaa mistäkin? Kuntien hieman erilaistet hallintokäytännöt tulee ottaa myös huomioon ja samalla varmistaa että palvelujen digitalisointi ei valu tietohallintoyksiköiden vastuulle - kyse on jälleen kerran palveluista, ei tekniikasta. Kokeilukulttuuriakin pitää pelisäännöillä edistää.

Pelisääntöehdotuksen rakentaminen tapahtuu elokuussa, enemmän tai vähemmän edellä kuvatun pohjalta. Kootaan hackathon -hengessä poikkiammatillinen ryhmä suljettuun tilaan päiväksi ja eikä tulla ulos ennen kuin ehdotus on kasassa?


torstai 16. kesäkuuta 2016

Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA

Eilen oli seutukunnan väkeä kuulemassa KaPA-ohjelmasta Tampereen valtuustosalissa.  Asiaa oli paljon mutta syystäkin - kyse on digitaalisten palvelujen perusinfrastruktuurista.

Ohjelman teknisin osio on kansallinen palveluväylä Viron X-Roadin malliin ja pohjalta. Kysessä on tiedonvälityskerros, jonka kanssa yhteensopivat toiminnot ja toimijat vaihtavat dataa keskenään. Jo tämä mahdollistaa valtavasti asioita lähitulevaisuudessa,  parhaimmillaan vaikkapa digitaalisen yhden luukun periaatteen.

Yhden luukun periaatetta tukee myös helppo, turvallinen ja väestötietojärjestelmään pohjaava sähköinen tunnistusmalli valtuutusmahdollisuuksineen. Sujuva toisen toimijan valtuuttaminen käyttämään palveluja ratkaisee monta ongelmaa. Eiväthän vanhukset käytä digipalveluja! Ehkä ei (vielä), mutta heidän omaisensa tai asianhoitajansa käyttää. Näin emme tarvitse manuaalista palvelulinjastoa digitaalisen rinnalle siltä varalta että kaikki eivät ole mukana. Kunnan palvelutiskillekin pääse asioimaan perinteisesti antamalla virkailijalle valtuudet digipalvelun käyttämiseen. Jonottaa tuskin enää kuitenkaan tarvitsee.

Hankkeeseen sisältyvä suomi.fi:n korvaava kansalaisen palvelunäkymä sisältää samoja elementtejä kuin DigiYlöjärven konseptoima kuntalaisen mobiililiapplikaatio ja digitaalinen kuntalaiskokemus. Yhteistä näille on ajatus siitä, että kansalaisen ensisijainen kontakti julkiseen sektoriin olisi nimenomaan verkossa - helposti. Mukaan kokonaisuuteen pääsevät myös yksityiset KaPA-yhteensopivat toimijat, yritykset ja yhdistykset. Onko tämä se reitti, jota pitkin verkostomainen, paikallis-osallistava tulevaisuuden mahdollistajakunta rakentuu?

Mitä KaPA-ohjelmatyö tarkoittaa yksittäisille toimijoille, kuten vaikka DigiYlöjärvi-hankkeelle? Vähintään sitä, että uudet avauksemme pitää rakentaa KaPA-yhteensopiviksi ja jossain välissä meidän tulee varmistaa vanhojen järjestelmien yhteensopivuus. KaPA:n pitäisi poistaa aikanaan erillisjärjestelmien hajanaisuus- ja yhteensopivuusongelmat. KaPA-yhteensopivuustyölle ja kehityshankkeille on haettavissa valtion hankerahoitusta ja tätä pohditaan seutuyhteistyöhengessä naapurikuntien kanssa jo ensi viikolla.

Aiheesta varmasti myöhemmin lisää.


maanantai 13. kesäkuuta 2016

Demolaan - Digital Upward Spiral of Ylöjärvi!

Idea kuntalaisen mobiilisovelluksesta lähtee ensi syksyksi Demolaan kolmen korkeakoulun opiskelijoiden poikkitieteellisen konseptoinnin kohteeksi. Opiskelijoita haetaan hankkeeseen mukaan alla olevin kuvauksin:


Digital Upward Spiral of Ylöjärvi

Brief

Bureaucracy, piles of paper and forms, stationary queues, rude officers – life in the municipalities in 1965? Yes, and also in 2016. Let’s create the biggest, most effective and boundaries-breaking change to improve the way the modern municipality offers services.

Problem 

We want you to create a concept which offers information, services and make participation interesting – create a good citizen experience. The key idea is to have a mobile user interface for all the services that municipality offers. Your task is to define what does the customer need and what does the authority demand – What does the digitalization actually enable for all the stakeholders, also local companies and organizations? 

Are you ready to make a digital disruption for your everyday life services? Our goal is to have so attractive model that even the greyest officers could not resist it and will be willing to take the next big movement. 

Background

Ylöjärvi is a growing town located next to Tampere with more than 32 000 inhabitants. From the beginning of this year town has decided to make a big difference by having a vision and actions towards a digitalization in all of it processes: DigiYlöjärvi. The aim of this project is to convince also other stakeholders.
 
Find more information here 
http://digiylojarvi.blogspot.fi/ and #digiylöjärvi 

Skills: 

Administrative science, local governance, UX, service design, business and concepts, knowledge and information management
 


Ei, minä en tätä kirjoittanut - harmaa virkamieshän ei näin iskevään tekstiin pysty.
Mutta Upward Spiral! Syöksykierteen saa kuka tahansa aikaiseksi, riittää kun toinen siipi sakkaa vaikka toinen kantaisi. Nousukierre vaatii moottoritehoa, ehkä jopa jälkipoltinta.

Pointtina tässä on nimenomaan poikkitieteellisyys - tarvitsemme näkemystä vähintään paikallishallinnosta, palvelumuotoilusta ja käyttöliittymäsuunnittelusta. Yksi kiinnostavimimsta kysymyksistä on, että miten kuntalaiset saadaan käyttämään uusia välineitä? Mikä on se lanka josta vetämällä he kiinnostuvat ja muuttavat tottumuksiaan?

Demolaa voi seurata osoitteista tampere.demola.net , @demolatampere ja #demolatampere.

perjantai 10. kesäkuuta 2016

Kokeiluista ja kulttuurista

Osallistuin tällä viikolla kuntaliiton kokeiluverkoston seminaaripäivään. Keskustelimme kuntien suhteellisen olemattomasta kokeilukulttuurista ja sparrasimme liiton ja muiden tahojen toimijoiden kanssa aiheesta. Yli-innovaatioaktivisti Tuulentie ohjasi muutaman hengen ryhmiä aikataulutetusti: Nostettiin esiin ongelma, jota ratkaisemaan suunniteltiin kokeilu noin puolessa tunnissa.

Kolmen hengen ryhmäni rakensi elävän elämän esimerkkitilanteen pohjalta kokeilun, jolla kerätään tietoa sote-palveluiden asiakastiedon välityksen ratkaisemiseksi ja sote-monipalvelusasiakkaiden palvelupolkujen optimoimiseksi, kokeilu ensin valikoidulla ryhmällä ja tulosten perusteella prosessin muutos. Kokeilu realisoituu eräässä keskisuomalaisessa kunnassa, jossa tiimin muille jäsenille luvattiin tarjota lounas jos paikalle osumme. Fläppitaululla homma näytti näin selkeältä:


Kokeilulla haetaan tietoa siitä, mitä ei vielä tiedetä ja hyväksytään että kokeilu saa epäonnistua. Jos projekti käynnistetään vahvalla pohjatiedolla ja onnistumisodotuksella, on kyseessä enemmänkin pilottihanke. Kunnat eivät juuri ole kokeiluja perinteisesti harrastaneet. Kehityshankkeita toki on tehty ja tehdään jatkossakin, mutta kokeilu on jotain ketterämpää, kevyempää ja nimenomaan uutta tietoa etsivää ja epäonnistumisen sallivaa. Kunnat ovat siilomaisia hallinto-organisaatioita, joissa kehitysidean läpivienti tapahtuu yleensä pitkin siiloa ylöspäin kipuamalla tai alaspäin laskeutumalla. Jos ennakoitu matka on pitkä ja raskas, jää se usein tekemättä. Poikkisiilollinen toiminta voi raja-aitavartion vuorovahvuudesta riippuen olla vaikeaa, jolloin yhteisistä pikkuasioistakin joudutaan päättämään korkealla siilojen yläpuolella. Olisiko ratkaisu palveluvastuun siirtäminen organisaatiossa lähemmäs asiakasta ja raja-aitojen madaltaminen?

Muita esteitä kokeiluille on ehkäpä virkavastuusta seuraava virheiden välttämisen kulttuuri joka voi johtaa alitajuiseen varovaisuuteen, sekä tarkan budjetoinnin perinne. Isotkin, kymmeninen miljoonien eurojen menobudjetilla toimivat yksiköt suunnittelevat seuraavan vuoden talouttaan pahimmillaan tuhannen euron tarkkuudella. Tähän toimintamalliin ei oikein korvamerkitsemätön kokeilurahoitus istu, samoin kuin vuoden päähän suunniteltu ja budjetoitu kokeilu ei sovi kokeilun sisäsyntyiseen ketteryyteen.

Kuntalaisen mobiilikäyttöliittymäkonsepti (http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/06/kokeiluversio-kuntalaisen.html ) lähtee Demolaan kehiteltäväksi. Rajasimme aihioita siten, että emme tilaa  kokeiluversiota vielä tässä vaiheessa, aloitetaan kehitystyö tilaamalla asiakaslähtöinen, poikkiammatillisesti laadittu konsepti ja koodataan vasta myöhemmin.

Innolla odotan että mitä tästä saamme aikaan. Kokeillaan ainakin.

maanantai 6. kesäkuuta 2016

Ylöjärvi ei vain halua olla Digikunta, vaan se on jo sitä!

Sofigate auttoi toukokuussa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa. Käytännössä Sofigaten fasilitoi kaksi hackathon -päivää, joihin osallistui noin 20 Ylöjärven varhaiskasvatuksen ammattilaista. Ensimmäisenä päivänä ideoitiin villisti ja lopulta äänestettiin yksi idea jatkokehitykseen. Toisen päivän aikana aikaisemmin valittu idea jatkokehitettiin valmiiksi konseptiksi ja luotiin tiekartta konseptin käyttöönottamiseksi. Menetelminä Sofigate hyödynsi sekä palvelmuotoilua että pelillistämistä.

Projektin tavoitteena oli valjastaa digitalisaatio osaksi päiväkodin jokapäiväistä toimintaa


Projektin alussa ja hackathoneissa kerätyn tiedon perusteella Ylöjärven varhaiskasvatuksen viestinnän kenttä on hajanainen ja viestinnässä käytettävät kanavat sekä toimintatavat vaihtelevat päiväkodeittain. Päiväkodin ja kodin välinen viestintä on pahimmillaan aikaa vievää ja samoja asioita kysyttään vanhemmilta useaan otteeseen monien eri viestintäkanavien kautta. Vanhempien ja työntekijöiden energiaa kuluu väärin asioihin vaikka kaikkien yhteisenä toiveena on, että viestintä on ”helppoa ja vaivatonta”.


Uusi viestintäsuunnitelma ja -konsepti vapauttaa työntekijöiden ja vanhempien aikaa lapsille


Viestinnän kokonaiskuvan hahmottamiseksi listasimme hackathoneissa asiakkaiden ja varhaiskasvatuksen viestinnän tarpeita sekä mietimme miten nämä tarpeet tulisi jatkossa täyttää. Näiden perusteella tunnistimme asioita ja rooleja, joihin varhaiskasvatuksen viestintäsuunnitelman tulee jatkossa ottaa kantaa.


Viestintäsuunnitelman lisäksi viimeistelimme parhaan idean perusteella luodun viestintäkonseptin. Konseptissa ei yritetty keksiä pyörää uudelleen vaan perustellusti hyödynnettiin sekä olemassa olevia teknologioita että uusia teknisiä ratkaisuja. Ideatilanteessa uuden sähköisen viestintäkonseptin avulla hoidetaan jatkossa monet eri viestintäprosessit, kuten lomakkeet, läsnäolo-ilmoitukset ja  vasu-prosessi. Käytännössä uusi viestintäkonsepti mallinnettiin käyttäjätarinoiden kautta ja esimerkiksi mietimme miten yllämainitut prosessit toimisivat uuden konseptin sisällä.




Konseptin idean kiteyttämiseksi, teimme konseptikuvauksen (yllä kuvassa), jossa pohdimme palvelulupausta asiakkaiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Listasimme kuka käyttää ja ylläpitää uutta järjestelmää: selkiytimme roolit ja vastuuhenkilöt. Lisäksi pohdimme miten tämä konsepti toteuttaa viestintäsuuunnitelmaa ja mitkä on sen toiminnallisuudet ja rajaukset.

Jotta uusi viestintäkonsepti ei vain jää konseptin tasolle, teimme tiekartan, johon on listattuna tulevat askelmerkit. Lisäksi tunnistimme mahdolliset mittarin uudelle viestintäkonseptille. Jos palvelukokemusta mietitään asiakkaan näkökulmasta, millä sitä voisi parhaiten mitata? Uuden sähköisen viestintäkonseptin mittariksi valikoitui käyttäjämäärien sekä -aktiivisuuden seuranta: toteutuuko palvelulupaus helposta ja vaivattomasta viestinnästä? Kuinka moni asiakkaista käyttää konseptia?

Lyhyessä ajassa tehtiin suuri digiloikka – DigiYlöjärvi näyttää suuntaa koko Suomelle

Digitalisaation välilliset hyödyt: taloudelliset ja ympäristöystävälliset, on mahdollista saavuttaa kehitetyn konseptin myötä. Uusi konsepti vapauttaa työntekijöiden aikaa ja he voivat keskittyä enemmän lapsiin. Manuaalisen työn vähentyessä huomattavasti helpottuu myös päiväkodin arki. Vuorovaikutukselle ja kohtaamiselle voi antaa nyt enemmän aikaa.

Projekti toteutti hienosti Digiloikan tavoitetta, jossa tavoitteena on: ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen.” Tulevaisuuden mennessä kohti mobiilia, on kuntalaisten yhteys kuntaan myös nousevassa määrin mobiili. Näin ollen tulevaisuudessa saattaa muodostua yksi Ylöjärvi -sovellus, jonka alle myös nyt kehitetty varhaiskasvatuksen viestintäkonsepti helposti sulautuu. Nyt muodostetusta konseptista on hyvä jatkaa tulevaisuuden digikunnan rakentamista!

Kiitos kaikille mukana olleille!
Sofigaten projektitiimi,
Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen, Timo Savolainen

torstai 2. kesäkuuta 2016

Kokeiluversio kuntalaisen mobiilisovelluksesta?

Demola. Avoin innovaatioympäristö, jossa opiskelijat kehittävät tuotteita ja palveluita yritysten tarjoamien konseptien pohjalta. Tampereella syntynyt, maailmalle levinnyt, palkittu ja kiitetty toimintamalli perustuu ideoiden moninäkökulmaiseen ja -alaiseen tarkasteluun ja fasilitointiin. Lisää Demolasta löytyy täältä: http://tampere.demola.net/ .

Syksyn projektihaku on käynnissä ja digiryhmämme pohtii parhaillaan kuntalaisen mobiiliapplikaation kokeiluversion rakentamisen tarjoamista Demolalle.

Sovellus sisältäisi pääsyn osallistumisalustaan ( digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaisen-osallistumisalusta.html ), sähköisiin palveluihin, verkkokauppaan
(digiylojarvi.blogspot.fi/2016/04/kunnan-verkkokauppa.html  ja ajantasaiseen tietoon. Toki kaikki olisi käytettävissä myös perinteisemmin verkkosivujen kautta, mutta mobiiliratkaisu kasvattaa koko ajan merkitystään. Kehitysmaat ovat siirtyneet verkon hyödyntämisessä suoraan mobiiliin lähes ilman länsimaiden pöytäkonevaihetta.

Demolan avulla ei vielä tavoiteltaisi lopullista tuotetta kuntalaisille ladattavaksi, vaan tavoitteena olisi kokeiluversio testikäyttäjille, luonnollisesti alkuun melko rajatulla palveluvalikoimalla jota voitaisiin kasvattaa suhteellisen helposti. Varhaiskasvatuksen tuleva viestintäappilikaatio olisi aikanaan yksi osa kokonaisuutta. Testaamisella kerättäisiin kokemuksia seuraavaa vaihetta varten: Miten kuntalaisen mobiilikäyttöliittymä toteutetaan? Valmis kaupallinen sovellus (onko valmiita edes olemassa?), kumppanien kanssa itse kehitetty vaihtohtoehto tai jotain siltä väliltä?

Kuntalaisen mobiilisovellus tulee joskus lähitulevaisuudessa olemaan ensisijainen käyttöliittymä kuntaan. Toteutuessaan toimiva, sähköinen, ja paikasta riippumaton palvelu näkymättömine tukiprosessesseineen muuttaa kunnan perusolemusta - kunta on aiempaa vähemmän vuorokaudenaikaan ja fyysisiin tiloihin sitoutunut toimija. Kaikki toiminta ei digitalisoidu, mutta se joka voi, tulee sen jollain aikavälillä tekemään.

tiistai 31. toukokuuta 2016

Kuntalaisen osallistumisalusta

Tulevaisuuden kunta näyttäytyy suunnilleen kaikissa aiheesta käydyissä keskusteluissa avoimena, osallistavana ja mahdollistavana verkostotoimijana, jossa asukkaalla on moninaisemmat mahdollisuudet vaikuttaa omaan kuntalaiskokemukseensa. Osallistuminen ja vaikuttaminen tulee jatkossa tapahtumaan entistä enemmän verkossa. Virallisella osallistumisella eli kunnallisvaaleissa äänestämisellä, kuulemisilla  ja muutoksenhaulla on toki vahva ja välttämätön roolinsa jatkossakin. Kyse onkin epävirallisen osallistumisen ja avoimuuden murroksesta, joka tarvitsee uudet toimivat välineensä. 

Kuntalaisten osallistamisen valmisteluun ja ideointiin pitää olla yksinkertaista, helppoa ja nopeaa. Jos se on hidasta ja vaikeaa, ei laadukasta osallistamista pakon puuttuessa järjestetä. Perinteinen tapa on varata koulun jumppasali ja kutsua koolle asukastilaisuus viikkoja etukäteen lehti- ja kotisivuilmoituksilla.  Sitten luotetaan siihen että riittävästi väkeä saapuu paikalle ja keskustelua syntyy. Asukasilloilla on paikkansa osallistumisen työkalupakissa, mutta totuus on että ne toimivat pistemäisissä, asukasta lähellä olevissa kysymyksissä huomattavasti paremmin kuin tulevaisuusorioentoituneissa ja vähemmän konkreettisissa aiheissa. Toinen vakiintunut väline on ollut yksisuuntaisten verkkokyselyjen järjestäminen. Niiden ongelma on nimenomaan yksisuuntaisuus ja viestin jääminen kapeaksi. 

Entäpä jos osallistuminen olisikin nopeasti käynnistettävää ja muutenkin kätevää? Viranhaltijalla olisi käytössään väline, jolla saataisiin idea minuutissa verkkoon keskusteltavaksi:

"Hyvää huomenta osallistujaverkosto! Sain tämmöisen ajatuksen, kunta voisi järjestää jutun X. Miltä kuulostaa ja miten niin ei voisi toimia? Muistetaan reunaehdot, pitää noudattaa lakia Z ja rahoitustakaan ei ole enempää kuin Y. Ohessa tutustuttavaksenne taustamateriaalit A, B ja C. Haluaisiko kyläyhdistys osallistua syvemmin - miten?"

Viesti menisi yleisen näkyvyyden lisäksi suoraan vapaaehtoiselle, ehkäpä aihekohtaiselle verkostolle johon saísivat ilmoittautua kaikki aiheesta kiinnostuneet. Homma toimisi myös kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta, tietysti. Helppokäyttöisyyden lisäksi lähestymistavan ytiminä ovat oikeiden henkilöiden tavoittaminen, sekä jatkuvuus - ideointi, keskustelut ja mahdollisesti virallisempaan vaiheeseen siirtyvä valmistelu olisi koko ajan seurattavissa ja osallistuttavissa samassa paikassa intuitiivisen käyttöliittymän kautta. 

Hankaluuksia ovat vielä toimivien välineiden puutteen lisäksi oikean osallistujajoukon tavoittaminen. Avoimuudella ja osallistumisella on demokratiassa itseisarvo, mutta todellinen lisäarvo saadaan oikealla joukolla, joka tarkastelee käsiteltävää aihetta monesta kulmasta.  Markkinoilla on erittäin kiinnostavia pistemäisiä osallistumis- ja viestintäratkaisuja - ensi perjantaina digiryhmä tutustuu yhteen. Onko yhtä hyvää, mutta riittävän joustavaa ja avointa järjestelmää vielä olemassa? Vai saavutetaanko menestys integroimalla toimivat ja ketterät osajärjestelmät huippuunsa viretetyn käyttöliittymän alle?


torstai 26. toukokuuta 2016

Digi-illan jälkitunnelmia

Viimeviikkoinen Y2 Digi-ilta on takana ja hyvin meni, väkeä oli paikalla ja aiheessa pysyttiin. Ville Tolvasen (villetolvanen.com) alustus johdatteli aiheeseen loistavasti ja laadukas panelistijoukko keskusteli yleisön esittämistä kysymyksistä ja kommenteista ja lisäsi mukaan omiaan. Jos keskustelun tiivistäisi kolmeen sanaan, olisivat ne avoimuus, mobiiliapplikaatio ja osaaminen.

Kaupungin toimintaa haluttiin avoimemmaksi ja osallistavammaksi. Teknisesti kuntien toiminta on avointa, salaiset asiat liittyvät yleensä yksilön tietosuojaan ja silloin tällöin yhteistyökumppanien liikesalaisuuksiin. Käytännössä tiedon saaminen kuntien toiminnasta voi olla työlästä. Varsinkaan hankkeiden valmisteluvaiheiseta ei tuoteta ulospäin juurikaan tietoa. Avoimuuden kohdalla teknologia mahdollistaa paljon uutta ja helpottaa vanhaa.

Kaupungin älypuhelinsovellusta visioitiin myös. Ensijainen kuntalaisen käyttöliittymä monissa palveluissa voisi olla hiottu ja kattava applikaatio tiedolle, osallistumiselle ja palveluille. Tietenkään kaikkia palveluita voi sähköistää kokonaan. Monessa palveluissa on kuitenkin osia, jotka voidaan hoitaa verkkoyhteyden kautta kotisohvalta. Tiedon, viestinnän ja osallistumisen nykymallit voitaisiin korvata digitaalisilla versioilla vaikka kokonaan. Digitaalista käyttöliittymää käsiteltiin periaattellisemmalla tasolla muutamia viikkoja sitten blogissa:
http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaiskokemuksesta.html

Jos kaupunki muuttaa toimintaansa siten että palvelut ovat ensisijaisesti digitaalisia, tulee kaupungin myös varmistaa, että niiden käyttämiseen on mahdollisuuksia ja osaamista. Osaavien ja halukkaiden käyttäjien määrä kasvaa koko ajan ja tämän enemmistö pohjalta palveluja pitää kehittää. Muille tulee olla mahdollisuus avustettuun käyttöön, tämä tapahtuu vaikkapa palvelutisikillä virkailijan toimesta niin kuin aina ennenkin. Erona on se, että järjestelmä on se sama digitaalinen mutta asiakas antaa oikeuden virkailijan käyttää sitä puolestaan. Oppimiselle ja tukemiselle pitää luoda verkostoja ja digi-illan keskusteluissa nousikin esille opiskelijoiden ja yhdistysten käyttäminen apuna.

Kokonaan uusi avaus on takarivistä kuulunut heitto kunnan joukkorahoitushankkeista. Vai oliko se sittenkään aivan uusi? Kyllä kunnilta on aina rahaa saanut järkeväksi katsottuun toimintaan, vaikkapa talkoo- ja yhdistysavustusten muodossa. Joukkorahoitus voisi olla kohdistetumpaa, kohteena yksittäinen tapahtuma tai hanke. Tässä saattaa olla syvemmän ajattelun ja palvelumuotoilusession paikka.

Kiitos osallistujille ja yleisölle,  Digi-ilta toteutti tehtävänsä Digiylöjärvi -hankkeen ykkösvaiheen päättäjänä.  Olisiko syksyn suurempi yleisölle suunnattu projekti vaikkapa palvelukehityskilpailu paikallisille yhdistyksille ja yrityksille?  

Y2 Digi-ilta kuvattiin ja löytyy osoitteesta  http://www.mediaserver.fi/live/ylojarvi .

maanantai 16. toukokuuta 2016

Ensimmäisen vaiheen loppu

Ylihuomenna 18.5. järjestetään Y2 Digi-ilta koulutuskeskus Valossa ylöjärveläisille. Panelisteiksi olemme saaneet monipuolisen joukon. Mukana on kaupungin mahdollisten ja nykyisten yhteistyökumppanien edustajia, asukkaita, kaupungin palveluista vastaavia viranhaltijoita, kaupunginhallituksen puheenjohtaja, sekä vuoden 2016 paras pomo. Osalla on useampikin rooli. Illan idea on yksinkertainen - kuntalaisten kanssa keskustellaan siitä, mitä palveluja sähköisiä palveluita pitäisi erityisesti kehittää ja miten kehitystyön kuntalaiset voisivat osallistua.

Jälkimmäinen kysymys onkin se kiinnostavampi ja vaikeampi. Kyllä palveluideoita löytyy, emme ole yksin saman asian äärellä. Kuntasektori on siitä mukava toimiala, että liikesalaisuuksia ei ole eli hyvät käytännöt voi kopioida vaikka suoraan. Lisäksi alan kaupalliset toimijat ovat laajemminkin eränneet kehittämään ja tarjoamaan tuotteitaan kunta-asiakkaille. Osallistuminen on hankalampi kysymys. Kunnissa valitettavasti osallistuminen jää usein muodolliseksi, mutta tälläkin voi olla oma arvonsa jo yleisen avoimuusperiaatteen vuoksi. Tulokset asiakaslähtöisyyttä tavoiteltaessa saadaan jollakin tiedotus- ja keskustelutilaisuutta intensiivisemmällä menetelmällä. Tuskin olen kovin väärässä veikatessani että osallistamismenestys perustuu avoimeen, kaksisuuntaiseen hankeviestintään ja  asiakkaan istumiseen suunnittelupöydän ääressä.

Digi-iltaan päättyy Digiylöjärvi -hankkeen ensimmäinen vaihe. Olemme järjestäytyneet, aloittaneet sisäisen ja ulkoisen verkoston rakentamisen jonka myötä olemme tutustuneet moniin mahdollisiin yhteistyökumppaneihin. Jokainen tapaaminen on tuonut ajatteluumme jotain uutta, tai vähintään poistanut vanhaa. Olemme viestineet aktiivisesti ulospäin ja seuranneet aiheeseen liittyviä valtion toimenpiteitä suurella mielenkiinnolla.  Olemme keränneet aihioita ja ideoita jatkokehiteltäviksi, olemme tutkineet valmiita tuotteita suoraan hyödynnettäväksi sekä konseptoineet hieman teoreettisemmalla tasolla kuntalaisen käyttäjäkokemusta kuntaansa.

Pohja on luotu ja seuraava vaihe on konkreettisempi. Tästä eteenpäin päähuomion on oltava aihioiden etenemisessä. Tänä vuonna jokunen uusi tai uusittu palvelumuoto on tuotannossa. Samalla jatkuu laajempien ideoiden jatkotutkinta.

Homma jatkuu, mutta vedetään nyt Digi-ilta ensin kunnialla läpi.

torstai 12. toukokuuta 2016

Varhaiskasvatuksen #1 Hackathon – kokemuksia ja päivän tunnelmia

Kalliorinteen päiväkodissa 2.5.2016 pidetty Hackathon on osa projektia, jossa varhaiskasvatuksen asiakas nostetaan viestinnän keskiöön.  Käytännössä tarkoituksena on kerätä, analysoida ja muotoilla potentiaalisin varhaiskasvatuksen viestintään liittyvä idea valmiiksi konseptiksi. 

Pysähdytään kerrankin tarkastelemaan isoa kuvaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta

Aurinko paistoi puhtaan siniseltä taivaalta kun osallistujat saapuivat hyvissä ajoin ensimmäiseen Hackathon -päivään. Tunnelma oli lämmin ja avoin. Kun osallistujilta kysyttiin mitä odotuksia heillä oli päivälle, eivät he oikein tienneet mitä odottaa. Useat paikalla olleista olivat ensimmäistä kertaa mukana Hackathonissa. Toiveena oli kuitenkin, että tämän päivän aikana voi kerrankin rauhassa pysähtyä pohtimaan viestinnän nykytilaa ja suunnittelemaan tulevaisuutta.

Iloinen puheensorina täytti Hackathonin käyttöön valjastetun juhlasalin ja innostus oli käsin kosketeltavaa. Päivä aloitettiin taustoittamalla DigiYlöjärveä sekä miksi juuri varhaiskasvatuksen viestintä oli valittu kehityskohteeksi. Samalla todettiin, että myös valtakunnan suurimmissa kaupungeissa juuri varhaiskasvuksessa on eniten digitalisointihankkeita käynnissä.

Tämän jälkeen mietittiin yhdessä visiota: mitä modernit viestintäpalvelut olisivat parhaimmillaan. Jokainen osallistuja kävi vuorollaan kirjoittamassa tätä visiota kuvaavan adjektiivin ja huoneen seinätaulu täyttyikin nopeasti. Moderneja viestintäpalveluja kuvattiin muun muuassa seuraavin sanoin: ”yksi/keskitetty sähköinen viestintäkanava, vuorovaikutteinen, helppo, nopea, vaivaton, selkeä, tavoitettava, yhdenvertainen, luotettava, turvallinen”.

Tämä visio pidettiin kirkkaana mielessä koko päivän ajan!



Osallistujille näytettiin seuraavaksi muun muassa Ylöjärven kaavoituksesta tilattua karttaa, johon oli merkittynä hallintorakennukset ja päiväkodit. Tällä heräteltiin ymmärrystä siitä, miten laajalle alueelle viestintä kantaa. Jatkoimme keskustelemalla viestinnän nykytilasta, jonka Sofigaten projektitiimi oli koonnut ennakkoon toteutettujen haastatteluiden perusteella. Kävimme läpi viestintäkanavia sekä -prosesseja. Kun nykytilan visualistointi oli avattu, herätti kanavien suuri määrä ahdistusta ja monella silmät avautuivat nykytilanteen sekavuudesta.

Aikaisemmin oli ollut puhetta, että viestinnän helpottamiseksi otettaisiin Chat-kanava käyttöön. Monen osallistujan suusta kuului tässä kohden: ”chatti olisi vain yksi kanava lisää...”. Tämän jälkeen jokainen olikin jo valmiina kehittämään täysin erilaisia ja uusia ratkaisuja tähän sekavaan tilanteeseen. 

”Mukava ideariihi” = Villiä ideointia ohjatusti

Seuraavaksi päästettiin villitkin ideat ulos. Osallistujat miettivät vapaasti, mutta ohjatusti, sekä yksin että ryhmissä, uusia ideoita. Ideoita pohdittiin esimerkiksi Kuuden hatun sekä eri persoonien avulla. Nämä palvelumuotoilun menetelmät varmistivat, että kaikki näkökulmat tulivat varmasti käsitellyksi.

Vilkas keskustelu täytti salin, pöydissä käytiin kovaa keskustelua ja ideoinnin lomassa tuotiin esille tärkeys siitä, että ”lapsen osallisuus lisäntyisi” viestinnässä ja että ”mitään tietoa ei haluta pimittää, tieto on julkista vanhemmille”. Yleisenä ja yhteisenä toiveena oli ”viestinnän selkeyttäminen ja viestintäkulttuurin kirkastaminen”.

Kehitysideana esiin nousi myös mediakasvatus osana varhaiskasvatusta. Mietittiin voisiko viestintä olla myös mediakasvatusta. Lapselle voisi esimerkksi kertoa, miten pitää viestiä oikein ja ystävällisesti. Ideaa jatkettiin miettimällä miten vanhempien ja päiväkodin välistä kuvaviestien saatesanojen voisi hyödyntää mediakasvatuksen välineenä.

Ja koska kyseessä oli Hackathon, oli meillä myös leikkimielinen kilpailu mukana: ideoinnin jälkeen ryhmät pääsivät esittämään parhaat ideansa muille ja paras esitys palkittiin Leijonan luolassa. Tässä kohtaa esiteltiin, näyteltiiin, riimiteltiin Eppuja ja kuvattiin monia äärimmäisen hyviä ideoita, joista ehkä yllätyksellisin oli kiertävän varhaiskasvatuksen insinöörin eli KV-inssin palkkaaminen. Idean esitelly tiimi, kolme Blondia ja Terhi, oli vakuuttava ja Leijonan luolan tuomarit nyökkäilivät hyväksyvästi.



Päivän viimeisenä, mutta tärkeänä osana oli syntyneiden ideoiden laittaminen tärkeysjärjestykseen. Aloitimme pohtimalla, mitkä ideat ovat viestintäkonseptin kannalta kriittisiä asioita sekä mitkä eivät niin kriittisiä. Kriittiset asiat laitoimme vielä erikseen tärkeysjärjestykseen hiljaisen lappuäänestyksen avulla. Laput siirtyivät pöydällä vinhaa tahtia, kun osallistujat liikuttelivat niitä ääneti. Pikkuhiljaa lappujen siirtely hidastui ja päästiin yhteisymmärrykseen siitä, missä järjestykssä ideoita lähdetään jatkokehittämään.

Päivän lähentyessä loppuaan, oli tavoitteet saavutettu ja yksi idea valittu ylitse muiden. Kaikki olivat samaa mieltä, että viestinnän keskiössä tulee olla yksi yhteinen sähköinen viestintäkanava. Tätä ideaa ja tarina jatketaan 20.5.2016, jolloin toisessa hackathonissa ideasta muotoillaan valmis konsepti.

Kiitos kaikille osallistuneille!

Sofigaten projektitiimi,
Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen ja Timo Savolainen

keskiviikko 4. toukokuuta 2016

Kuntalaiskokemuksesta

Kuntalaiskokemus. Termi ei ole googlailun perusteella vakiintunut, eli nyt on lupa määritellä se aivan omin päin. 

Hyvä kuntalaiskokemus voisi olla vaikkapa kokemus kuuluvuudesta paikallisyhteisöön, laadukkaiksi koetut saadut palvelut sekä osallistuminen tämän paikallisyhteisön toimintaan vaikuttamalla asioiden valmisteluun ja päätöksentekoon.

Kuntaiskokemus on erilainen, samoin kuin kuntalaisen kuntasuhde. Joidenkin kohdalla suhde on hallinto- ja valtalähtöinen, kunta yhtä kuin vaakuna ja oma valtuustopaikka. Jonkun suku on asunut paikkakunnalla useita sukupolvia joten homma on aika pitkälti sillä selvä. Toisille kunta tarkoittaa lähinnä postinumeron perässä olevaa kirjainsarjaa ja lapsen päivähoitopaikan tarjoajaa, työpaikkakin on naapurikunnassa. Näille kunta on etäinen mutta ihan ookoo, jos palvelu toimii.  Silmämääräisesti arvioituna viimeinen ryhmä on suurin. Ei hieman virastonmakuinen kuntaorganisaatio herätä samaistumisen tarvetta ja yhteisöllisyyden kokemuksia siinä suuressa enemmistössä joka ei kunnallishallintoa tai -politiikkaa aktiivisesti harrasta. 

Rakentamalla uusia osallistumisen välineitä ja avoimuutta päästään parantamaan kuntalaiskokemuksen osallisuus- ja yhteisöllisyyselementtejä. Paremmat, oikeasti asiakaslähtöiset palvelut joiden kehittämiseen kuntalainen on osallistunut pureutuu palveluelementtiin. Nämä kuntalaiskokemuksen seuraavat parannusloikat otetaan pääasiassa uutta tekniikkaa hyödyntämällä. Tulevaisuuden kunnan jäsenen kuntalaiskokemus on useimmiten digitaalinen - tietysti mobiilisti, viimeisen päälle hiotun käyttöliittymän kautta.

Digiylöjärvi ei ole tekniikkaa sen itsensä vuoksi vaan  asiakkaan kokemuksen parantamista. Asiakkaana, vaikuttajana ja yhteisön jäsenenä. Kansalaisena ja kuntalaisena. 

tiistai 26. huhtikuuta 2016

Moderneilla viestintäpalveluilla asiakas keskiöön

Digitalisaatio on tullut jäädäkseen, eikä kehitystä voi pysäyttää. Digitalisaatio luo mahdollisuuksia ja samalla haastaa meidät uudelleenarvioimaan nykyisiä toimintatapojamme. Parhaimmillaan digitalisaatio luo pohjaa sekä kestävälle kehitykselle että auttaa meitä tekemään asioita paremmin, joustavammin ja kustannustehokkaammin.

Digitalisaation vaikutus on nähtävillä myös julkisen varhaiskasvatuksen puolella. Varhaiskasvatuksen asiakkaat, eli vanhemmat, edustavat aina uutta sukupolvea, joka omaksuu ensimmäisenä uudet digiajan käytännöt. Kankea kunta laahaa digiasioissa perässä. Haasteeksi muodostuu se, miten päästä samalle tasolle asiakkaiden kanssa?

Työelämän muuttuessa myös työajat muuttuvat: perinteisen klo 8-16 rytmin rinnalle on noussut etätyöt, pätkätyöt, osatyöt ja muut. Tämä johtaa siihen, että hoitotarpeet muuttuvat päiväkodeissa. Päiväkotien on muutettava toimintatapojansa: ”On muutettava itseämme (päiväkoti) muutoksen mukana”.

Nykyinen päiväkodin arki turhauttaa monia – Lapsiperheet odottavat varhaiskasvatukselta moderneja viestintäpalveluita

Vanhemmat ovat väsyneitä tilanteeseen, jossa papereita kulkeutuu päiväkodin ja kodin välillä, viestintä on sekavaa ja viestintäkanavia on monia: viestejä on ovissa, lokeroissa, ilmoitustauluilla, sähköposteja, tekstareita, tapaamisia sekä jopa lapsiin maalarinteipillä kiinnitettyjä lappuja. Viestintä on pirstaloitunut ja samoja asioita kysytään, jotka ovat jo varhaiskasvatuksella on tiedossa. Toisekseen, päiväkodeilla ei ole tiedossa mitkä palvelut asiakkaat kokevat tärkeiksi. 

Ylöjärven kunta on hengessä mukana hallituksen Digiloikka-kärkihankkeessa. Digiloikan tavoitteena on ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen”. Digi-Ylöjärven tavoitteena on luoda ”Helppo palvelu”, jossa asiakkaat laitetaan palvelukokemuksen keskiöön – ei niinkään ATK-välineet. 

Parhaimmillaan digitalisaatio toimii renkinä ja antaa lisää aikaa myös elävään kontaktiin! 

Modernin päiväkodin arjessa viestintä on helppoa ja vaivatonta kaikille osapuolille. Nykyteknologian maksimaalinen hyöty saavutetaan kun työntekijä ehtii viestiä tarvittavista asioista siinä muodossa, että myös asiakas haluaa ja ehtii vastaanottaa lähetetyt viestit. Viestinnän pitää olla kaikille samanarvoista ja sillä pitää tavoittaa jokainen, ketä viesti koskettaa. Samalla viestintäpalvelujen pitää aina olla laadukkaita, hyviä ja helppoja, jossa digitalisaatio toimii renkinä eikä päin vastoin. 

Parhaimmillaan uusi teknologia valjastetaan osaksi päiväkodin toimintaa kaikilla tasoilla. Sähköisellä viestinnällä helpotetaan ihmisten arkea, mutta silti säilyttäen vuorovaikutus ja kohtaamiset asiakkaiden kanssa.  Sähköisen viestinnän lisääminen säästää käsin tekovaiheita ja aikaa vapautuu muuhun: digitalisoinnin välilliset hyödyt - taloudelliset sekä ympäristöystävälliset - tulevat selkeästi näkyviin. 

Sofigate auttaa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa 

Projektin parissa työskentelee palvelumuotoilun, digikehityksen ja modernin viestinnän asiantuntijat: Timo Savolainen, Karoliina Liimatainen sekä Henna Issakainen. Tiimi tuo mukanaan koko Sofigaten osaamisen, palvelujen parhaat käytännöt, ihmiset ja työkalut. Projektin aikana keräämme ja analysoimme varhaiskasvatuksen sekä valittujen sidosryhmien ideoita, joista potentiaalisin idea muotoillaan valmiiksi konseptiksi. Järjestämme ja fasilitoimme kaksi Hackathon -päivää, joissa ideoidaan ja konseptoidaan potentiaalisin idea jatkoa varten. Keskiössä on helppo ja asiakaslähtöinen palvelu, jossa asiakkaan kokemus laitetaan innovoinnin ja kehittämisen ajuriksi. 


Uskomme, että jos palvelu tuottaa hyötyä ja lisäarvoa vanhemmille, tuottaa se myös sitä päiväkotien työntekijöille. Parhaassa tilanteessa asiakkaalla olisi käytössä vain yksi tietoturvallinen käyttöliittymä, jonka avulla voisi esimerkiksi ilmoittaa tulevat poissaolot, tarkistaa Verottajalta saadut tulotiedot ja, joka Push-ilmoituksella kertoisi vapaista hoitopaikoista ja tärkeistä viesteistä reaaliajassa. Viestin havaitsemisen helpottamiseksi voisi käyttöön ottaa myös Facebooksista tutut ”punaiset pisteet”, jotka tunnetusti herättävät väsyneemmänkin vanhemman huomion. Visiomme mukaan tämä tehostaisi kommunikointia, kannustaisi vuoropuheluun ja mahdollistaisi vaikka VaSu-keskusteluaikojen varaamista kotona kalenterin ääressä ja aamu-/iltapäivällä voisi päiväkodissa keskittyä lapsen tarpeisiin ilman hirveää kiirettä.

Tartumme mielenkiinnolla tähän mahdollisuuteen ja projektin valmistuttua toukokuun lopulla Ylöjärven varhaiskasvatuksella on käytössään priorisoitu joukko ideoita ja valmis konsepti, joilla voidaan parantaa ja yhtenäistää viestintää varhaiskasvatuksen ja kodin välillä.

Sofigaten projektitiimi,

Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen ja Timo Savolainen

maanantai 25. huhtikuuta 2016

Sekalaisia päivityksiä

Kaikenlaista tapahtumassa.

Koulutuskeskus Valossa 18.5. järjestettävää Y2 Digi-iltaa ja koko #digiylöjärvi -toimintaa tukemaan avasimme otakantaa.fi -palvelussa #digiylöjärvi -sivuston. Otakantaa.fi on vakiintunut toimivaksi ja helpoksi osallistumisalustaksi yksittäisille hankkeille, palvelu toimii yhtenä lisäkanavana toiminnassamme. Linkki on tässä: https://www.otakantaa.fi/fi/hankkeet/47/ . Ja kyllä, #digiylöjärvi -hanke kirjoitetaan tästä lähtien trendikkäästi häshtägin kanssa.

Chat-palvelusta saimme kiinnostavan tarjouksen yllättäen ja varsinaisesti sitä pyytämättä. Kyseessä on selainpohjainen systeemi, jonka lisäarvona on asiakaan selaimen haltuunotto, jolloin asiakaspalvelija voi opastaa vaikka sähköisen lomakkeen täytössä. Hyväksyntä pitää toki asiakkaan haltuunotolle antaa. Vaikutti toimivalta, joten etsimme kaksi tai kolme asiakaspalveluyksikköä joissa aloitetaan nopeasti vaikkapa puolen vuoden kokeilu. Työnjohto ja asiakaspalvelu joutuu myös testiin, normaali toimintamalli muuttuu hieman kun nykyisten kanavien rinnalle tulee uusi.

Varhaiskasvatuksen asiakasviestintä-hackathon etenee. Kaksi päivää on kalentereissa valmiina ja kokoonpano kasalla. Päiväkoti varattu tilaksi, toivottavasti löytyy tarpeeksi myös aikuiskokoisia tuoleja ja pöytiä. Yhteistyökumppanimme Sofigate (https://www.sofigate.com/fi/) tulee vieraskynäilemään #digiylöjärvi-blogiin prosessin etenemisestä.

Hankkeen hallintoryhmä kävi toissa viikolla Digitaalinen kunta 2016 - seminaarissa. Erittäin hyviä esityksiä kuultiin, mielenkiintoisia toimijoita tavattiin ja uusia ideoita saatiin. Isot kaupungin menevät hyvää vauhtia eteenpäin, eikä niihin tule Ylöjärven kokoluokan kuntia sellaisenaan verratakaan. Pienempien mahdollisuudet eivät ole resursseissa vaan ketteryydessä. Resurssiongelmaa voi kiertää tekemällä yhteistyötä ja soveltamalla muiden kokemuksia. Kyse on omasta aktiivisuudesta ja määrätietoisuudesta. Joskus aiheesta lisää, mutta tärkein yksittäinen anti oli ryhmämme kokemus siitä, että oikeilla jäljillä ollaan. Meidän oloissamme organisaation sisäinen, vapaaehtoispohjalta lähtenyt verkostomainen kehitystyö on ainakin tähän saakka ollut oikea linjavalinta.

tiistai 19. huhtikuuta 2016

Y2 Digi-ilta varmistui!

Nyt on homma kasalla. Keskiviikkona 18.5. klo 18-20 Digiylöjärvi järjestää Y2 Digi-illan koulutuskeskus Valossa.

Tarkoituksena on kertoa digitalisaatiosta, kerätä ideoita ja ajatuksia, törmäyttää niitä sekä todellisuuden että toistensa kanssa ja pitää yllä positiivista, kehittävää meininkiä. Paikalle yritämme saada aiheesta kiinnostuneita kuntalaisia ja ennen kaikkea heitä, jotka haluaisivat osallistua työhön tavalla tai toisella. Alustuksen jälkeen keskustelun pääaiheita on kaksi. Mitä kunnan palveluja haluaisit käyttää digitaalisesti, sekä miten kuntalaiset osallistetaan digitalisaatiotyöhön?

Panelisteina meillä on veronmaksajia, toteuttajakumppaneitamme, kaupungin puolelta viranhaltijoita sekä johtavia poliitikkoja. Keskustelua johtaa  digitalististi, Digitalist Network -verkoston perustaja Ville Tolvanen (villetolvanen.com). Itse asiassa koko idea lähti Villen joulukuisesta heitosta "Jos järjestätte A2-illan hengessä Ylöjärven digi-illan, tulen vetämään sen!" Selvä, järjestetään sellainen.

Jos et pääse paikalla, voit osallistua kotisohvalta. Tilaisuus striimataan verkkoon ja osallistua voi Twitter-seinän kautta (#digiylöjärvi).

Tulevaisuuden kunta on erilainen kuin nykyinen, ja aivan varmasti digitaalinen. Aloitetaan työ ajoissa.


maanantai 11. huhtikuuta 2016

Kunnan verkkokauppa?

Kaupassa on kyse tapahtumasta, jossa myyjä luovuttaa tuotteen ostajalle, joka maksaa siitä rahaa. Verkkokaupassa tämä tapahtuu verkossa ilman jonottamista räntäsateessa. Kunnat järjestävät, tarjoavat ja myyvät palveluja. Kuntien kanssa voi asioida verkossa, mutta harvoin tämä mahdollisuus on rakennettu kaupankäynnin muotoon, homma hoituu ilmoittautumisten ja henkilötietojen antamisen kautta. Kuntaorganisaation puolella asiointiprosessi on saattanut  jäädä osin analogiseksi ja postiin lähtee vielä perinteinen 1900-luvun paperilasku. Lisäksi siilo-organisaation eri osissa teknisesti samankaltainen asiakasprosessi saatetaan hallinnoida eri tavoilla. 

Verkkokauppa on monella tavalla kiinnostava konsepti myös kunnille. Verkkokauppa ja maksaminen ovat valmista ja kypsää tekniikkaa ja ennen kaikkea ne ovat kuntalaisille jo tuttuja tapoja toimia. Ei kunnan tai ylipäänsä julkisen sektorin palvelun toteutustavan käyttöliittymineen ja rajapintoineen tarvitse erota kaupallisesta vaihtoehdosta kuin viranomaistoiminnassa ja lailla tiukasti ohjatuissa palveluissa. Verkkokaupasta ei rakennuslupaa voi ostaa sanan varsinaisessa merkityksessä vaikka prosessi maksullisuuden lisäksi sähköinen olisikin. 

Mitä kaikkea kunnan verkkokauppa sitten voisi tarjota? Tilojen käyttöä tavalla tai toisella, uimahallilippuja, osallistumismaksuja tapahtumiin, joukkoliikennelippuja, pysäköintilupia, kurssien osallistumismaksuja, mitä muuta? 

Voisiko kuntapalvelujen kauppaaminen verkkokaupassa edesauttaa myös kuntien palvelujen tuotteistusta palvelumuotoilun periaattein? Kuntapalveluja ei keskimäärin edelleenkään ajatella paketoituina tuotteina, joille aina löytyisi selkeä järjestäjä, toteuttaja, yksikköhinta, määritelty sisältö, lupaus laadusta sekä asiakas. Leviäisikö tuotteistamisperiaate vähemmän kaupallisiin kuntapalveluihin myös tätä kautta? Entä kaikkien tärkein tekijä eli asiakaslähtöisyys - kauppa kun on asiakkaille, ei hallintoalamaisille? 

Tulevaisuuden kunta toimii mitä todennäköisimmin verkostomaisessa ympäristössä. Valinnanvapauden lisääntymisen ja normien purkamisen kautta kunnan rooli tilaajana ja järjestelijänä vahvistuu ja rooli tuottajana pienenee. Onko kunnan verkkokauppa yksi solmukohta, jonka kautta palvelut välittyvät paikallisyhteisön yhdeltä toimijalta toiselle? 

Tämän blogikirjoituksen innoittajana oli Vaasan kaupungin verkkokauppaprojekti: http://www.vaasa.fi/tiedote/vaasa-avasi-oman-verkkokaupan . DigiYlöjärvi seuraa tätä suurella kiinnostuksella.