keskiviikko 17. elokuuta 2016

Ylöjärven digiryhmä koolla jälleen

Laaja digiryhmämme kokoontui viime viikolla kokoamaan ajatuksiaan lomakauden jälkeen. Tämä kokoonpano on vapaaehtoisverkosto, johon on ilmoittautunut varsin moniammatillinen porukka. Ryhmä on se ydinjoukko, joka vaikuttaa omissa työyksiköissään, kehittää, oivalluttaa muita ja aikanaan osallistuu toteutukseen.

Kävimme läpi toukokuisen digi-illan tunnelmia sekä valtiovarainministeriön digikuntakokeilun sisältöä ja odotuksia. Kokeilusta myöhemmin lisää tässä blogissa. Ylöjärvi voisi olla mukana kokeilijan roolissa itse palvelujen osalta ja vaikuttajan roolissa digitalisaatiotyön käynnistämisen osalta pienemmille kunnille.

Kertasimme käynnissä olevien hankkeiden tilaa:

- viestintäkanavia täydentävä chat-neuvonta koekäyttöön parissa yksikössä elokuussa
- ulkoliikuntapaikkojen ajantasatieto verkkoon, konseptointi käynnissä
- terveydenhuollon ajanvaraukset verkkoon, pääosin käytössä
- sähköinen rakennuslupaprosessi, etenee syksyn aikana
- 3D-tulostin kirjastoon, hankittu ja syyskuussa kuntalaisten käytössä
- verkko-osallistumiskokeilut, kaksi tehty ja tehdään syksyllä 1 tai 2 lisää
- varhaiskasvatuksen viestinnän integraatio, etenee ja otetaan käyttöön keväällä

Syksyllä työstetään näitä eteenpäin ja valitaan seuraavan aallon uudet avaukset. Alkuvaiheen hankkeet ovat pienehköjä ja konkreettisia tarkoituksellisesti, sillä näillä päästään alkuun ja luodaan tekemisen kautta uutta toimintakulttuuria. Kunnianhimoisempia kokonaisuuksia ja eri palveluiden integraatiota yhdeksi käyttökokemukseksi pohditaan samalla seuraavia vaiheita varten.

Pari uutta ideaa kokouksessa heitettiin esille ajantasaisen ulkoliikuntapaikkatiedon innoittamana: Riistakamerakuvaa matonpesupaikalta verkkoon, jotta ruuhkatilanne voidaan katsoa kotisohvalta ilman mattojen roudaamista paikalle. Tämä vaatinee kameravalvonnasta ilmoittavia kylttejä maastoon. Samaa tavoitetaan ilmoittamalla aika ajoin ruuhkautuvan uimahallin käyttöaste verkossa, numerothan saadaan suoraan lipunmyynnistä ja kulunvalvonnasta.

Näillä eteenpäin.



tiistai 2. elokuuta 2016

Tilojen käytön digitalisaatio

Kunnat omistavat paljon tiloja. Meidän oloissamme tilat ovat erittäin kalliita rakentaa ja ylläpitää, ne saattavat sijaita aivan väärässä paikassa ja niistä ei useinkaan pääse puskutraktoria joustavammin eroon. Pienehkössä kunnassa uusi päiväkoti maksaa kolme miljoonaa, koulu kymmenen ja uimahalli kaksikymmentä. Ikäännyttyään nämä valitettavan usein ovat homeisia tai muuten epäilyttäviä käyttäjilleen. Melko hankala omaisuuden muoto, vai kuinka?

Lisäksi kunnissa tilojen käyttöaste on alhainen. Esimerkiksi tilojen pääämassa, koulut ja päiväkodit ovat käytössä kolmasosan vuorokaudesta, samoin perinteiset toimistotilat. Joku taho tietysti aina hallinnoi tilaa ja vastaa sen käytöstä, usein turhankin mustasukkaisesti. Minun tilani - täällä ei ihan mitä tahansa järjestellä! Paitsi että ei se ole sinun, vaan veronmaksajien. Kunnallishallinto kuitenkin on perinteisesti ollut kovin kiintynyt seiniin, usein jopa niiden sisälllä tapahtuvan toiminnan kustannuksella. Palveluverkon optimointi joustavaksi, sekä nykyistä että ennakoitua käyttöä vastaavaksi on oma tarinansa. Samoin on perinteisten työtilojen vähennysmahdollisuus työn luonteen muuttumisen, uuden tekniikan, yhteyksien ja etätyömahdollisuuksien kautta. Tiedätte kyllä.

Vaikka tarpeet muuttuvat, tulee tiloja kunnissa jatkossakin olemaan, joko omia tai vuokrattuja. Merkittävä osa palveluista perustuu nimenomaan tilassa tapahtuvaan toimintaan myös tulevaisuudessa. Kun tila kerran on olemassa ja vähintaan sen vuokra- tai pääomakustannukset ovat ympärivuorokautisia, tulisi sitä pitäisi pystyä hyödyntämään aktiviisemmin palveluydintoiminnan ohessa epäsuorien, positiivisten vaikutusten saamiseksi.

Vaikkapa näin: Kunta määrittää ja varustaa tietyt tilat varattaviksi. Varaaminen tapahtuu kunnan verkkokaupasta käyttäjän tunnistuksen ja maksamisen kautta. Tunnistus on tärkeää, varaaja sitoutuu vastaamaan tilasta käytön aikana. Vapaat tilat varustuksineen ja mahdollisuuksineen ovat jatkuvasti verkossa näkyvissä. Kulunvalvonta hoidetaan sähköisesti, varaaja saa ovikoodin tai vastaavan.

Kunnilta saa toki nytkin tiloja käyttöönsä. Liikuntatiloja lukuun ottamatta informaatiota on usein heikosti tarjolla, byrokratia ja vastuukysymykset, sekä ovien avaamisen ja sulkemisen järjestäminen kiinteistönhoitajan toimesta voivat olla hallintosiiloille ylitsepääsemättömiä esteitä. Hinnoittelusta saattaa puuttua pelisäännöt ja mekaniikat maksun suorittamiseksi. Näistä kaikista haitoista toki selvitään mutta kunnan vajaakäyttöisiä tiloja nykymallit eivät välttämättä houkuttele käyttämään. Asiakaskokemus saattaa jäädä hieman virastomaiseksi. Avauksia oikeaan suuntaan on jo tehty, kuten virtuaalinen Sipoo-talo.

Uusia käyttäjiä jo vakiintuneen, nykykäytännöillä pyörivän toiminnan lisäksi voisivat olla yksityisten kuntalaisten, yhdistysten ja harrasteporukoiden lisäksi myös yritykset pop-up -tyyppisessä toiminnassa. Loppujen lopuksi tilojen laajemmassa hyödyntämisessä ja kynnyksen madaltamisessa on kyse on yhteiseisöllisyydestä, mahdollistamisesta ja elinvoimasta. Kunnan uudesta roolista siis. Digitalisaation avulla. Taas.

maanantai 27. kesäkuuta 2016

Valtiovarainministeriön digikuntakokeilu

Valtiovarainministeriö käynnistää digikuntakokeilu-kehittämisohjelman, joka kytkeytyy hallituksen kärkihankkeisiin ja yleiseen julkisen sektorin kustannusten karsintaan. Hankkeen tavoitteena on

edistää kuntien palveluiden tuotanto- ja toimintatapojen ennakkoluulotonta, kuntalaisten hyvinvointia parantavaa ja tulevaisuussuuntautunutta kehittämistä sekä parantaa asiakkuuden johtamisen edellytyksiä

Lisäksi mainitaan jo tutut taikasanat eli kustannussäästöt, kokeilukulttuuri, asiakaslähtöinen toiminta, verkostoituminen ja ennen kaikkea valmistautuminen kunnan roolin muutokseen. Voitaneen todeta, että että digiylöjärvi ja Tampereen kehyskuntien yhteistyö "Helppo palvelu" -digivisioineen ovat olleet lyhyen elinkaarensa ajan varsin oikeilla jäljillä, samat asiat ovat meillä tämän homman ytimenä.

Digikuntakokeilun sisältöihin palataan tässä blogissa varmasti myöhemmin, Jotain esimakua saataneen keväällä järjestetystä verkkokyselystä, jonka vastauksista näkee, että vastaajat ovat perehtyneitä aiheeseen. Henkilökohtaisesti odotan alustaa kuntien ja muidenkin toimijoiden verkostoitumiselle, onnistumisten ja mokien jakamiselle, sekä ketteriä rahoitusinstumentteja yhtä ketteriin kokeiluihin. Kokeilun ohessa laaditaan myös kuntien digikiriselvitys, jolla saadaan pohjatietoa kuntien digitalisaatiokehityksen kypsyysasteesta.

Hallitusohjelman digiviittaukset ja niiden alkava realisoituminen, yrityssektorin digitalisoimisongelmat, ict:n ja asiakaslähtöisyyden suuri rooli soteuudistuksessa, kaupallisten toimijoiden herääminen kuntasektorin tarpeisiin. Jotain isoa on tapahtumassa ja kysymys kuuluu, miten kunnat ottavat kopin tästä kaikesta? Tulemme näkemään eritasoisia suorituksia.

Mutta ministeriövetoisia hankkeista ja megatrendeistä viis, paikallinen Digiylöjärvi jatkaa elokuussa kehittäjäverkostomme kokoontumisella ja alkaa puskea aihioita eteenpäin kohti konkretiaa.

Nyt lomille.

tiistai 21. kesäkuuta 2016

Digikuntayhteistyökatsaus

Tänään kokoontui jälleen Tampereen kehyskuntien tietohallintoyhteistyön ohjausryhmä. Vakioasiana kokouksissa on katsaus palvelujen digitalisaatiotyön etenemiseen kunnittain.Yhteistyön pohjana toimii kehyskuntien yhteinen digivisio "Helppo palvelu", joka on hyväksytty kunnanhallituksissa. Kyseessä on  juuri sopivan löyhä periaatteelinen asiakirja, joka teroittaa asian merkitystä mutta ei vielä jäykistä prosesseja liiaksi.

Kehyskuntakokoonpanon kunnilla on omat lähestymistapansa työhön. Joissakin kunnissa paino näyttää selkeästi olevan koulutuspalveluissa, osa rakentaa vielä perusteita kasalle, yksi tutkii kuntalaisten osallistamista ja jossain on sisäinen järjestäytyminen käynnissä. Eroavaisuudet ovat ymmärrettäviä, eri kokoisten kuntien resurssit ovat myös hyvin erilaiset. Pienten suuri mahdollisuus on vähemmän yllättävästi yhteistyö.

Seutukuntaan kuuluu keskuskaupunki Tampere, jolla on oma kehittynyt digitalisaatio-ohjelmansa, kuten tämän kokoluokan kaupungilla kuuluukin. Tampereen kanssa tehdään yhteistyötä perinteisesti jo perustietotekniikan ja tietoliikenteen yhteisten sopimusten pohjalta, nämä ovat vakiintunutta perustoimintaa. Koko kaupunkiseudun tietohallinnon johtoryhmässä pohditaan parhaillaan seuraavan askeleen ottamista yhteistyön syventämiseksi. Keskustelu jatkuu syksyllä.

Kehyskunnat ovat keskenään luontevia kumppaneita nimenomaan palveluja ketterästi kehitettäessä. Kokemukset pitää jakaa, yhteisiä toimintamalleja tulee käyttää ja yhteisiä hankintoja tulee tehdä entistä enemmän. Kyse on toimivien sisältöjen lisäksi tietysti myös taloudesta. Tähän saakka yhteistyötä on voitu tehdä kevyellä ja joustavalla tavalla ja yhteistä henkilöresurssiamme hyödyntäen. Ict-perustoiminnan ja -yhteistyön vakiinnuttua ja palvelujen digitalisaation noustessa agendalla ylöspäin on myös kehyskuntien yhteistyön järjestäydyttävä. Seuraaville, pidemmille askeleille tarvittaneen jonkinlaiset pelisäännöt.

Pelisäännöissä digihankkeemme voitaisiin jakaa kolmeen koriin: Kuntien omat, kehyskuntien kesken tehtävät sekä koko seutukunnan kanssa tehtävät - kuka tekee mitäkin kenen kanssa? Yhteiset hankkeet vaativat määrittelyjä, erityisesti rahoituksen suhteen - miten kustannukset jaetaan ja kuka vastaa mistäkin? Kuntien hieman erilaistet hallintokäytännöt tulee ottaa myös huomioon ja samalla varmistaa että palvelujen digitalisointi ei valu tietohallintoyksiköiden vastuulle - kyse on jälleen kerran palveluista, ei tekniikasta. Kokeilukulttuuriakin pitää pelisäännöillä edistää.

Pelisääntöehdotuksen rakentaminen tapahtuu elokuussa, enemmän tai vähemmän edellä kuvatun pohjalta. Kootaan hackathon -hengessä poikkiammatillinen ryhmä suljettuun tilaan päiväksi ja eikä tulla ulos ennen kuin ehdotus on kasassa?


torstai 16. kesäkuuta 2016

Kansallinen palveluarkkitehtuuri KaPA

Eilen oli seutukunnan väkeä kuulemassa KaPA-ohjelmasta Tampereen valtuustosalissa.  Asiaa oli paljon mutta syystäkin - kyse on digitaalisten palvelujen perusinfrastruktuurista.

Ohjelman teknisin osio on kansallinen palveluväylä Viron X-Roadin malliin ja pohjalta. Kysessä on tiedonvälityskerros, jonka kanssa yhteensopivat toiminnot ja toimijat vaihtavat dataa keskenään. Jo tämä mahdollistaa valtavasti asioita lähitulevaisuudessa,  parhaimmillaan vaikkapa digitaalisen yhden luukun periaatteen.

Yhden luukun periaatetta tukee myös helppo, turvallinen ja väestötietojärjestelmään pohjaava sähköinen tunnistusmalli valtuutusmahdollisuuksineen. Sujuva toisen toimijan valtuuttaminen käyttämään palveluja ratkaisee monta ongelmaa. Eiväthän vanhukset käytä digipalveluja! Ehkä ei (vielä), mutta heidän omaisensa tai asianhoitajansa käyttää. Näin emme tarvitse manuaalista palvelulinjastoa digitaalisen rinnalle siltä varalta että kaikki eivät ole mukana. Kunnan palvelutiskillekin pääse asioimaan perinteisesti antamalla virkailijalle valtuudet digipalvelun käyttämiseen. Jonottaa tuskin enää kuitenkaan tarvitsee.

Hankkeeseen sisältyvä suomi.fi:n korvaava kansalaisen palvelunäkymä sisältää samoja elementtejä kuin DigiYlöjärven konseptoima kuntalaisen mobiililiapplikaatio ja digitaalinen kuntalaiskokemus. Yhteistä näille on ajatus siitä, että kansalaisen ensisijainen kontakti julkiseen sektoriin olisi nimenomaan verkossa - helposti. Mukaan kokonaisuuteen pääsevät myös yksityiset KaPA-yhteensopivat toimijat, yritykset ja yhdistykset. Onko tämä se reitti, jota pitkin verkostomainen, paikallis-osallistava tulevaisuuden mahdollistajakunta rakentuu?

Mitä KaPA-ohjelmatyö tarkoittaa yksittäisille toimijoille, kuten vaikka DigiYlöjärvi-hankkeelle? Vähintään sitä, että uudet avauksemme pitää rakentaa KaPA-yhteensopiviksi ja jossain välissä meidän tulee varmistaa vanhojen järjestelmien yhteensopivuus. KaPA:n pitäisi poistaa aikanaan erillisjärjestelmien hajanaisuus- ja yhteensopivuusongelmat. KaPA-yhteensopivuustyölle ja kehityshankkeille on haettavissa valtion hankerahoitusta ja tätä pohditaan seutuyhteistyöhengessä naapurikuntien kanssa jo ensi viikolla.

Aiheesta varmasti myöhemmin lisää.


maanantai 13. kesäkuuta 2016

Demolaan - Digital Upward Spiral of Ylöjärvi!

Idea kuntalaisen mobiilisovelluksesta lähtee ensi syksyksi Demolaan kolmen korkeakoulun opiskelijoiden poikkitieteellisen konseptoinnin kohteeksi. Opiskelijoita haetaan hankkeeseen mukaan alla olevin kuvauksin:


Digital Upward Spiral of Ylöjärvi

Brief

Bureaucracy, piles of paper and forms, stationary queues, rude officers – life in the municipalities in 1965? Yes, and also in 2016. Let’s create the biggest, most effective and boundaries-breaking change to improve the way the modern municipality offers services.

Problem 

We want you to create a concept which offers information, services and make participation interesting – create a good citizen experience. The key idea is to have a mobile user interface for all the services that municipality offers. Your task is to define what does the customer need and what does the authority demand – What does the digitalization actually enable for all the stakeholders, also local companies and organizations? 

Are you ready to make a digital disruption for your everyday life services? Our goal is to have so attractive model that even the greyest officers could not resist it and will be willing to take the next big movement. 

Background

Ylöjärvi is a growing town located next to Tampere with more than 32 000 inhabitants. From the beginning of this year town has decided to make a big difference by having a vision and actions towards a digitalization in all of it processes: DigiYlöjärvi. The aim of this project is to convince also other stakeholders.
 
Find more information here 
http://digiylojarvi.blogspot.fi/ and #digiylöjärvi 

Skills: 

Administrative science, local governance, UX, service design, business and concepts, knowledge and information management
 


Ei, minä en tätä kirjoittanut - harmaa virkamieshän ei näin iskevään tekstiin pysty.
Mutta Upward Spiral! Syöksykierteen saa kuka tahansa aikaiseksi, riittää kun toinen siipi sakkaa vaikka toinen kantaisi. Nousukierre vaatii moottoritehoa, ehkä jopa jälkipoltinta.

Pointtina tässä on nimenomaan poikkitieteellisyys - tarvitsemme näkemystä vähintään paikallishallinnosta, palvelumuotoilusta ja käyttöliittymäsuunnittelusta. Yksi kiinnostavimimsta kysymyksistä on, että miten kuntalaiset saadaan käyttämään uusia välineitä? Mikä on se lanka josta vetämällä he kiinnostuvat ja muuttavat tottumuksiaan?

Demolaa voi seurata osoitteista tampere.demola.net , @demolatampere ja #demolatampere.

perjantai 10. kesäkuuta 2016

Kokeiluista ja kulttuurista

Osallistuin tällä viikolla kuntaliiton kokeiluverkoston seminaaripäivään. Keskustelimme kuntien suhteellisen olemattomasta kokeilukulttuurista ja sparrasimme liiton ja muiden tahojen toimijoiden kanssa aiheesta. Yli-innovaatioaktivisti Tuulentie ohjasi muutaman hengen ryhmiä aikataulutetusti: Nostettiin esiin ongelma, jota ratkaisemaan suunniteltiin kokeilu noin puolessa tunnissa.

Kolmen hengen ryhmäni rakensi elävän elämän esimerkkitilanteen pohjalta kokeilun, jolla kerätään tietoa sote-palveluiden asiakastiedon välityksen ratkaisemiseksi ja sote-monipalvelusasiakkaiden palvelupolkujen optimoimiseksi, kokeilu ensin valikoidulla ryhmällä ja tulosten perusteella prosessin muutos. Kokeilu realisoituu eräässä keskisuomalaisessa kunnassa, jossa tiimin muille jäsenille luvattiin tarjota lounas jos paikalle osumme. Fläppitaululla homma näytti näin selkeältä:


Kokeilulla haetaan tietoa siitä, mitä ei vielä tiedetä ja hyväksytään että kokeilu saa epäonnistua. Jos projekti käynnistetään vahvalla pohjatiedolla ja onnistumisodotuksella, on kyseessä enemmänkin pilottihanke. Kunnat eivät juuri ole kokeiluja perinteisesti harrastaneet. Kehityshankkeita toki on tehty ja tehdään jatkossakin, mutta kokeilu on jotain ketterämpää, kevyempää ja nimenomaan uutta tietoa etsivää ja epäonnistumisen sallivaa. Kunnat ovat siilomaisia hallinto-organisaatioita, joissa kehitysidean läpivienti tapahtuu yleensä pitkin siiloa ylöspäin kipuamalla tai alaspäin laskeutumalla. Jos ennakoitu matka on pitkä ja raskas, jää se usein tekemättä. Poikkisiilollinen toiminta voi raja-aitavartion vuorovahvuudesta riippuen olla vaikeaa, jolloin yhteisistä pikkuasioistakin joudutaan päättämään korkealla siilojen yläpuolella. Olisiko ratkaisu palveluvastuun siirtäminen organisaatiossa lähemmäs asiakasta ja raja-aitojen madaltaminen?

Muita esteitä kokeiluille on ehkäpä virkavastuusta seuraava virheiden välttämisen kulttuuri joka voi johtaa alitajuiseen varovaisuuteen, sekä tarkan budjetoinnin perinne. Isotkin, kymmeninen miljoonien eurojen menobudjetilla toimivat yksiköt suunnittelevat seuraavan vuoden talouttaan pahimmillaan tuhannen euron tarkkuudella. Tähän toimintamalliin ei oikein korvamerkitsemätön kokeilurahoitus istu, samoin kuin vuoden päähän suunniteltu ja budjetoitu kokeilu ei sovi kokeilun sisäsyntyiseen ketteryyteen.

Kuntalaisen mobiilikäyttöliittymäkonsepti (http://digiylojarvi.blogspot.fi/2016/06/kokeiluversio-kuntalaisen.html ) lähtee Demolaan kehiteltäväksi. Rajasimme aihioita siten, että emme tilaa  kokeiluversiota vielä tässä vaiheessa, aloitetaan kehitystyö tilaamalla asiakaslähtöinen, poikkiammatillisesti laadittu konsepti ja koodataan vasta myöhemmin.

Innolla odotan että mitä tästä saamme aikaan. Kokeillaan ainakin.

maanantai 6. kesäkuuta 2016

Ylöjärvi ei vain halua olla Digikunta, vaan se on jo sitä!

Sofigate auttoi toukokuussa Ylöjärven varhaiskasvatusta modernien viestintäpalvelujen ideoinnissa ja konseptoinnissa. Käytännössä Sofigaten fasilitoi kaksi hackathon -päivää, joihin osallistui noin 20 Ylöjärven varhaiskasvatuksen ammattilaista. Ensimmäisenä päivänä ideoitiin villisti ja lopulta äänestettiin yksi idea jatkokehitykseen. Toisen päivän aikana aikaisemmin valittu idea jatkokehitettiin valmiiksi konseptiksi ja luotiin tiekartta konseptin käyttöönottamiseksi. Menetelminä Sofigate hyödynsi sekä palvelmuotoilua että pelillistämistä.

Projektin tavoitteena oli valjastaa digitalisaatio osaksi päiväkodin jokapäiväistä toimintaa


Projektin alussa ja hackathoneissa kerätyn tiedon perusteella Ylöjärven varhaiskasvatuksen viestinnän kenttä on hajanainen ja viestinnässä käytettävät kanavat sekä toimintatavat vaihtelevat päiväkodeittain. Päiväkodin ja kodin välinen viestintä on pahimmillaan aikaa vievää ja samoja asioita kysyttään vanhemmilta useaan otteeseen monien eri viestintäkanavien kautta. Vanhempien ja työntekijöiden energiaa kuluu väärin asioihin vaikka kaikkien yhteisenä toiveena on, että viestintä on ”helppoa ja vaivatonta”.


Uusi viestintäsuunnitelma ja -konsepti vapauttaa työntekijöiden ja vanhempien aikaa lapsille


Viestinnän kokonaiskuvan hahmottamiseksi listasimme hackathoneissa asiakkaiden ja varhaiskasvatuksen viestinnän tarpeita sekä mietimme miten nämä tarpeet tulisi jatkossa täyttää. Näiden perusteella tunnistimme asioita ja rooleja, joihin varhaiskasvatuksen viestintäsuunnitelman tulee jatkossa ottaa kantaa.


Viestintäsuunnitelman lisäksi viimeistelimme parhaan idean perusteella luodun viestintäkonseptin. Konseptissa ei yritetty keksiä pyörää uudelleen vaan perustellusti hyödynnettiin sekä olemassa olevia teknologioita että uusia teknisiä ratkaisuja. Ideatilanteessa uuden sähköisen viestintäkonseptin avulla hoidetaan jatkossa monet eri viestintäprosessit, kuten lomakkeet, läsnäolo-ilmoitukset ja  vasu-prosessi. Käytännössä uusi viestintäkonsepti mallinnettiin käyttäjätarinoiden kautta ja esimerkiksi mietimme miten yllämainitut prosessit toimisivat uuden konseptin sisällä.




Konseptin idean kiteyttämiseksi, teimme konseptikuvauksen (yllä kuvassa), jossa pohdimme palvelulupausta asiakkaiden ja työntekijöiden näkökulmasta. Listasimme kuka käyttää ja ylläpitää uutta järjestelmää: selkiytimme roolit ja vastuuhenkilöt. Lisäksi pohdimme miten tämä konsepti toteuttaa viestintäsuuunnitelmaa ja mitkä on sen toiminnallisuudet ja rajaukset.

Jotta uusi viestintäkonsepti ei vain jää konseptin tasolle, teimme tiekartan, johon on listattuna tulevat askelmerkit. Lisäksi tunnistimme mahdolliset mittarin uudelle viestintäkonseptille. Jos palvelukokemusta mietitään asiakkaan näkökulmasta, millä sitä voisi parhaiten mitata? Uuden sähköisen viestintäkonseptin mittariksi valikoitui käyttäjämäärien sekä -aktiivisuuden seuranta: toteutuuko palvelulupaus helposta ja vaivattomasta viestinnästä? Kuinka moni asiakkaista käyttää konseptia?

Lyhyessä ajassa tehtiin suuri digiloikka – DigiYlöjärvi näyttää suuntaa koko Suomelle

Digitalisaation välilliset hyödyt: taloudelliset ja ympäristöystävälliset, on mahdollista saavuttaa kehitetyn konseptin myötä. Uusi konsepti vapauttaa työntekijöiden aikaa ja he voivat keskittyä enemmän lapsiin. Manuaalisen työn vähentyessä huomattavasti helpottuu myös päiväkodin arki. Vuorovaikutukselle ja kohtaamiselle voi antaa nyt enemmän aikaa.

Projekti toteutti hienosti Digiloikan tavoitetta, jossa tavoitteena on: ”siirtyä toimintakulttuuriin, jossa sähköisiä välineitä käytetään hyväksi ja luodaan toimivia, tehokkaita ja vuorovaikutteisia kanavia kuntalaisten kanssa käytävään vuorovaikutukseen.” Tulevaisuuden mennessä kohti mobiilia, on kuntalaisten yhteys kuntaan myös nousevassa määrin mobiili. Näin ollen tulevaisuudessa saattaa muodostua yksi Ylöjärvi -sovellus, jonka alle myös nyt kehitetty varhaiskasvatuksen viestintäkonsepti helposti sulautuu. Nyt muodostetusta konseptista on hyvä jatkaa tulevaisuuden digikunnan rakentamista!

Kiitos kaikille mukana olleille!
Sofigaten projektitiimi,
Henna Issakainen, Karoliina Liimatainen, Timo Savolainen

torstai 2. kesäkuuta 2016

Kokeiluversio kuntalaisen mobiilisovelluksesta?

Demola. Avoin innovaatioympäristö, jossa opiskelijat kehittävät tuotteita ja palveluita yritysten tarjoamien konseptien pohjalta. Tampereella syntynyt, maailmalle levinnyt, palkittu ja kiitetty toimintamalli perustuu ideoiden moninäkökulmaiseen ja -alaiseen tarkasteluun ja fasilitointiin. Lisää Demolasta löytyy täältä: http://tampere.demola.net/ .

Syksyn projektihaku on käynnissä ja digiryhmämme pohtii parhaillaan kuntalaisen mobiiliapplikaation kokeiluversion rakentamisen tarjoamista Demolalle.

Sovellus sisältäisi pääsyn osallistumisalustaan ( digiylojarvi.blogspot.fi/2016/05/kuntalaisen-osallistumisalusta.html ), sähköisiin palveluihin, verkkokauppaan
(digiylojarvi.blogspot.fi/2016/04/kunnan-verkkokauppa.html  ja ajantasaiseen tietoon. Toki kaikki olisi käytettävissä myös perinteisemmin verkkosivujen kautta, mutta mobiiliratkaisu kasvattaa koko ajan merkitystään. Kehitysmaat ovat siirtyneet verkon hyödyntämisessä suoraan mobiiliin lähes ilman länsimaiden pöytäkonevaihetta.

Demolan avulla ei vielä tavoiteltaisi lopullista tuotetta kuntalaisille ladattavaksi, vaan tavoitteena olisi kokeiluversio testikäyttäjille, luonnollisesti alkuun melko rajatulla palveluvalikoimalla jota voitaisiin kasvattaa suhteellisen helposti. Varhaiskasvatuksen tuleva viestintäappilikaatio olisi aikanaan yksi osa kokonaisuutta. Testaamisella kerättäisiin kokemuksia seuraavaa vaihetta varten: Miten kuntalaisen mobiilikäyttöliittymä toteutetaan? Valmis kaupallinen sovellus (onko valmiita edes olemassa?), kumppanien kanssa itse kehitetty vaihtohtoehto tai jotain siltä väliltä?

Kuntalaisen mobiilisovellus tulee joskus lähitulevaisuudessa olemaan ensisijainen käyttöliittymä kuntaan. Toteutuessaan toimiva, sähköinen, ja paikasta riippumaton palvelu näkymättömine tukiprosessesseineen muuttaa kunnan perusolemusta - kunta on aiempaa vähemmän vuorokaudenaikaan ja fyysisiin tiloihin sitoutunut toimija. Kaikki toiminta ei digitalisoidu, mutta se joka voi, tulee sen jollain aikavälillä tekemään.

tiistai 31. toukokuuta 2016

Kuntalaisen osallistumisalusta

Tulevaisuuden kunta näyttäytyy suunnilleen kaikissa aiheesta käydyissä keskusteluissa avoimena, osallistavana ja mahdollistavana verkostotoimijana, jossa asukkaalla on moninaisemmat mahdollisuudet vaikuttaa omaan kuntalaiskokemukseensa. Osallistuminen ja vaikuttaminen tulee jatkossa tapahtumaan entistä enemmän verkossa. Virallisella osallistumisella eli kunnallisvaaleissa äänestämisellä, kuulemisilla  ja muutoksenhaulla on toki vahva ja välttämätön roolinsa jatkossakin. Kyse onkin epävirallisen osallistumisen ja avoimuuden murroksesta, joka tarvitsee uudet toimivat välineensä. 

Kuntalaisten osallistamisen valmisteluun ja ideointiin pitää olla yksinkertaista, helppoa ja nopeaa. Jos se on hidasta ja vaikeaa, ei laadukasta osallistamista pakon puuttuessa järjestetä. Perinteinen tapa on varata koulun jumppasali ja kutsua koolle asukastilaisuus viikkoja etukäteen lehti- ja kotisivuilmoituksilla.  Sitten luotetaan siihen että riittävästi väkeä saapuu paikalle ja keskustelua syntyy. Asukasilloilla on paikkansa osallistumisen työkalupakissa, mutta totuus on että ne toimivat pistemäisissä, asukasta lähellä olevissa kysymyksissä huomattavasti paremmin kuin tulevaisuusorioentoituneissa ja vähemmän konkreettisissa aiheissa. Toinen vakiintunut väline on ollut yksisuuntaisten verkkokyselyjen järjestäminen. Niiden ongelma on nimenomaan yksisuuntaisuus ja viestin jääminen kapeaksi. 

Entäpä jos osallistuminen olisikin nopeasti käynnistettävää ja muutenkin kätevää? Viranhaltijalla olisi käytössään väline, jolla saataisiin idea minuutissa verkkoon keskusteltavaksi:

"Hyvää huomenta osallistujaverkosto! Sain tämmöisen ajatuksen, kunta voisi järjestää jutun X. Miltä kuulostaa ja miten niin ei voisi toimia? Muistetaan reunaehdot, pitää noudattaa lakia Z ja rahoitustakaan ei ole enempää kuin Y. Ohessa tutustuttavaksenne taustamateriaalit A, B ja C. Haluaisiko kyläyhdistys osallistua syvemmin - miten?"

Viesti menisi yleisen näkyvyyden lisäksi suoraan vapaaehtoiselle, ehkäpä aihekohtaiselle verkostolle johon saísivat ilmoittautua kaikki aiheesta kiinnostuneet. Homma toimisi myös kuntalaisen mobiiliapplikaation kautta, tietysti. Helppokäyttöisyyden lisäksi lähestymistavan ytiminä ovat oikeiden henkilöiden tavoittaminen, sekä jatkuvuus - ideointi, keskustelut ja mahdollisesti virallisempaan vaiheeseen siirtyvä valmistelu olisi koko ajan seurattavissa ja osallistuttavissa samassa paikassa intuitiivisen käyttöliittymän kautta. 

Hankaluuksia ovat vielä toimivien välineiden puutteen lisäksi oikean osallistujajoukon tavoittaminen. Avoimuudella ja osallistumisella on demokratiassa itseisarvo, mutta todellinen lisäarvo saadaan oikealla joukolla, joka tarkastelee käsiteltävää aihetta monesta kulmasta.  Markkinoilla on erittäin kiinnostavia pistemäisiä osallistumis- ja viestintäratkaisuja - ensi perjantaina digiryhmä tutustuu yhteen. Onko yhtä hyvää, mutta riittävän joustavaa ja avointa järjestelmää vielä olemassa? Vai saavutetaanko menestys integroimalla toimivat ja ketterät osajärjestelmät huippuunsa viretetyn käyttöliittymän alle?